Cyfrowa rewolucja - początek nowej ery w polskich firmach

Pandemia Covid-19 wstrząsnęła całym światem i wszystkimi sektorami gospodarki. Żaden kryzys we współczesnej historii nie wymusił na przedsiębiorstwach tak dynamicznego rozwoju. Musiały one uaktualniać swoje strategie biznesowe i błyskawicznie dostosowywać się do nowych wyzwań. W cieniu wymuszonego przez pandemię spowolnienia gospodarczego rozpoczęła się cyfrowa rewolucja. Warto pamiętać,  że już w styczniu rusza „Akademia menadżera – kompetencje w zakresie cyfryzacji”, w ramach której PARP dofinansuje koszty usług szkoleniowych i doradczych z zarządzania transformacją cyfrową. Wsparcie mogą otrzymać menadżerowie z mikro, małych i średnich firm, którzy wybiorą dla siebie usługi z Bazy Usług Rozwojowych.

Pandemia koronawirusa postawiła przed wieloma organizacjami nowe wyzwania. Z jednej strony potrzebę oszczędzania, z drugiej konieczność dostosowania się do nowej rzeczywistości. W czasie spowolnienia gospodarczego i stopniowego odmrażania gospodarki przedsiębiorstwa przeprowadzały cyfryzację swoich kluczowych procesów. W badaniu przeprowadzonym w lutym 2021 r. przez Gfk dla Instytutu Humanites pt. „Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce z uwzględnieniem perspektywy człowieka/pracownika/konsumenta” 93 proc. kierowników i 88 proc. pracowników firm przyznaje, że pandemia Covid-19 przyspieszyła transformację cyfrową w ich przedsiębiorstwach.

Pod pojęciem cyfryzacji kryje się takie wykorzystanie technologii informatycznych w przedsiębiorstwie, np. programów komputerowych, które pozwalają na usprawnienie zarządzania wybranymi obszarami funkcjonowania firmy, np. obiegiem dokumentów, obsługą klienta czy rozliczeniami. Wprowadzone usprawnienia przyspieszają wykonywanie określonych czynności, pozwalają zwiększyć wydajność czy uniknąć błędów typowych dla pracy człowieka. Większość firm przymuszona kryzysem wynikającym z pandemii koronawirusa podjęła intensywne działania, skupiając się m.in. na wdrożeniu pracy zdalnej, przeniesieniu procesów wewnętrznych do online’u oraz digitalizacji obsługi klienta.  

Nie wszystkie procesy cyfryzacji zawdzięczamy jednak pandemii. Część z firm rozpoczęła wdrażanie takich rozwiązań już przed pojawieniem się koronawirusa. W badaniu „Inwestycje w technologie w dobie pandemii. Nowe wyzwania MŚP: cyfryzować czy oszczędzać?” ponad 23,3 proc. badanych przedsiębiorstw zadeklarowało, że inwestycje w cyfryzację w ich firmach toczą się od dawna i nie mają związku z COVID-19. Warto zauważyć, że to w dużej mierze trend z zewnątrz. Zdecydowanie częściej takie deklaracje składają firmy z zagranicznym kapitałem.  

W przypadku, w którym digitalizację procesów i przeniesienie usług do świata online rozpoczęto już przed pandemią, pełna cyfryzacja przychodziła zdecydowanie sprawniej o czym mówi- Piotr Grzechowiak, Prezes Zarządu, GRUPA ODITK.  „Jesteśmy firmą szkoleniowo-doradczą działającą na rynku od 40 lat. Przed pandemią realizowaliśmy zwykle około 50 szkoleń miesięcznie, z czego około 10 proc. stanowiły realizacje online. Pandemia spowodowała, że 100 proc.  działalności musieliśmy przenieść do online, a decyzję, by to zrobić podjęliśmy tuż po ogłoszeniu pierwszego lockdownu, czyli w marcu 2020. Dzięki dotychczasowym doświadczeniom, odpowiedniej infrastrukturze, a także kompetencjom i pełnemu zaangażowaniu naszego zespołu, urzeczywistniliśmy tę decyzję z sukcesem. Można oszacować, że cały proces zajął nam około dwa miesiące.”

Obawa przed długotrwałym procesem wdrażania cyfrowych rozwiązań jest jedną z barier wskazywanych przez przedsiębiorców. Tuż obok wymieniany jest problem z integracją nowych technologii z systemami już funkcjonującymi w firmie (ten problem dotyczy głównie średnich firm). Aż jedna czwarta przedsiębiorców uważa, że na rynku jest za mało rozwiązań dopasowanych do specyfiki ich działalności. Niepokój budzi także bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w sytuacji, w której wiele firm zmieniło dotychczasowy tryb pracy ze stacjonarnego na zdalny.

Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na transformację cyfrową swoich firm?

 Zdaniem respondentów ww. badania przedsiębiorstwo, które inwestuje w cyfryzację zyskuje przede wszystkim oszczędność kosztów - tak odpowiedziało aż 44,2 proc. badanych firm. Wzrasta także jego wydajność i efektywność (43,5 proc.). Nowe technologie według respondentów oznaczają też wzrost konkurencyjności (27 proc.) i dostęp do szerszego rynku (22,2 proc.). Zaledwie 9 proc. przedsiębiorców uważa, że cyfryzacja nie niesie z sobą żadnych korzyści, a jedynie koszty. W badaniu dla Instytutu Humanites aż 92 proc. menedżerów podkreśla optymalizację kosztów jako główną, widoczną korzyść cyfryzacji. Podobnie jak w poprzednim badaniu wysoko wśród korzyści plasuje się również zwiększenie efektywności procesów oraz zwiększenie sprzedaży.  

Cyfryzację biznesu prowadzi obecnie w Polsce 3/4 małych i średnich firm[1] oraz 78 proc. organizacji z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw[2].

Na cyfryzację decydują się nie tylko firmy ale również instytucje administracji publicznej czy uczelnie wyższe. Politechnika Warszawska jest jedną z najbardziej innowacyjnych uczelni w Polsce. W celu usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności, władze uczelni zdecydowały się wdrożyć w całej organizacji scentralizowany system IT wspierający zadania wszystkich komórek organizacyjnych m.in zarządzanie projektami, procesy finansowe i księgowe czy rozliczenia z tysiącami studentów. Dzięki takiemu rozwiązaniu raporty dotyczące finansów uczelni generowane są 10 razy szybciej, a dane zabezpieczone są zdecydowanie lepiej niż w dawnym, papierowym systemie.

Najwięcej (39,1 proc.) organizacji, które decydują się cyfryzować swój biznes, robi to poprzez  wdrażanie pojedynczych rozwiązań, które następnie integruje ze sobą. 26,5 proc. wdraża kompleksowe rozwiązania, spinające od razu całość procesów biznesowych w organizacji. Argumentem za pojedynczymi rozwiązaniami są koszty ich wdrożenia – jednorazowo jest to mniejszy wydatek (50 proc. wskazań), a także chęć uniknięcia zbyt dużej zmiany dla całej organizacji (30 proc. wskazań)[3].

Firmy przyszłości potrzebują kompetencji przyszłości 

Dynamiczna transformacja cyfrowa firm, zmieniające się modele biznesowe i coraz popularniejsza  praca zdalna generują zapotrzebowanie na wysoce rozwinięte kompetencje cyfrowe pracowników. Rozumienie zaawansowanych technologii cyfrowych, umiejętność ich rozwijania i dostosowywania,  analiza i ocena systemów, projektowanie i programowanie technologii, to umiejętności pożądane przez pracodawców. Do 2030 r. w Europie pracownicy będą przeznaczać ponad 40% czasu więcej na czynności wykorzystujące takie właśnie kompetencje. Popyt na zaawansowane umiejętności programistyczne i informatyczne wzrośnie aż o 90% i nie chodzi wyłącznie  o informatyków – potrzebni są wyspecjalizowani developerzy, architekci chmur i data scientists. Zdaniem przedsiębiorców na rynku brakuje ludzi dobrze przygotowanych do pracy, obeznanych z nowymi technologiami ( 22,5 proc.)[4].

„Dobra wiadomość, zwłaszcza dla osób gotowych uczyć się nowych kompetencji lub łączyć swoje doświadczenie z tzw. umiejętnościami cyfrowymi, to rosnące zapotrzebowanie na takie osoby w branżach, które dotąd nie działały na taką skalę cyfrowo i przenoszą się do sieci i rozwijając e-commerce w miejsce tradycyjnych sieci sprzedaży lub zmieniając model działania biur na hybrydowy lub częściowo zdalny. Jak wiele jest zawodów bliskich IT, mniej znanych niż bycie programistą, pokazują takie kursy jak Get Into Tech Inco Polska, które we współpracy z partnerskimi firmami uczy nie tylko programistów, ale również specjalistów wzrostu sprzedaży (growth) czy project managerów. Aby wykorzystać ten dobry moment na cyfryzację (dla pracodawców) jak i możliwości zdobycia szybko kompetencji i nowego doświadczenia (dla pracowników) potrzeba jednak nastawienia na rozwój”- mówi Kamil Śliwowski, Sektor 3.0.

Jak wspomóc transformację cyfrową?

Czego potrzebują przedsiębiorstwa, aby bez przeszkód przejść transformację cyfrową? Przede wszystkim dostępu do korzystnego finansowania zewnętrznego - dotacji lub tanich kredytów (40 proc). Firmy oczekują także od dostawców dostosowywania cen do wielkości zleceniodawcy – powinni oni uwzględniać, że budżet małego i średniego przedsiębiorstwa różni się znacząco od kwoty, którą na cyfryzację może przeznaczyć duża organizacja. Firmy mają także zastrzeżenia dotyczące doradztwa w zakresie wdrażania nowych technologii. Według nich na rynku brakuje fachowego podejścia do tego zagadnienia oraz wsparcia w samym procesie cyfryzacji (27,8 proc). Respondenci badania wskazują również na braki w szkoleniach pracowników ( 17 proc.)[5]

W badaniu „Stan transformacji cyfrowej w Polsce” respondenci wskazywali na podobne problemy. 35 proc. wskazało, że nie ma adekwatnego wsparcia w przeprowadzeniu transformacji cyfrowej swoich organizacji. Dla blisko połowy  ankietowanych problemem jest brak środków lub brak odpowiedniej wiedzy.

Odpowiedzią na część ze wskazanych potrzeb może być projekt „Akademia menadżera – kompetencje w zakresie cyfryzacji”, w ramach którego  Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości już w styczniu 2022 r. rozpocznie udzielanie wsparcia finansowego na udział w usługach szkoleniowych i doradczych dotyczących zarządzania transformacją cyfrową.

Celem programu jest wyposażenie kadry menadżerskiej i właścicielskiej oraz pracowników, którzy planowani są do objęcia funkcji kierowniczych w mikro, małych i średnich firmach usługowych w wiedzę, umiejętności związane ze skutecznym wdrażaniem transformacji cyfrowej. Osoby te powinny posiadać podstawowe kompetencje menadżerskie, chcieć poszerzyć wiedzę i umiejętności w zakresie wdrażania i zarządzania transformacją cyfrową firmy.

Do skorzystania z projektu zachęca Lider Cyfryzacji Komisji Europejskiej na Polskę - Grzegorz Zajączkowski- „Nasza codzienność staje się coraz bardziej cyfrowa. Okres pandemii pokazał, iż cyfryzacja procesów w firmie może nie tylko uratować funkcjonowanie firm, ale i znacznie zwiększa perspektywy rozwoju działalności poprzez znajdowanie nowych odbiorców produktów czy usług. Już teraz większość spraw administracyjnych możliwych jest do załatwienia przez Internet – sprawy osobiste na obywatel.gov.pl, firmowe na biznes.gov.pl. Istnieje ponad 400 usług administracji możliwych do zrealizowania tylko poprzez posiadanie profilu zaufanego. Już całkowitym standardem jest doskonała bankowość internetowa czy cyfrowe usługi PUE ZUS. Wzrost wykorzystania usług cyfrowych w ciągu ostatnich 4 lat to ponad kilka tysięcy procent. Teraz czas także na Państwa transformację cyfrową. To w sieci czekają na Państwa nowi klienci produktów i odbiorcy Państwa usług.”

Wśród obszarów tematycznych wspieranych w „Akademii menadżera” znalazły się te, które budziły największe obawy przedsiębiorców jak np. bezpieczeństwo cyfrowe, jak również te, które postrzegane są jako największa szansa transformacji cyfrowej np. marketing i sprzedaż w gospodarce cyfrowej.

Na rozwój kompetencji cyfrowych menadżerów, PARP przeznaczyła 54 mln zł. Mikro, mali i średni przedsiębiorcy będą mogli wybierać usługi z bogatej oferty Bazy Usług Rozwojowych. Maksymalna kwota dofinansowania na usługi rozwojowe dla jednego przedsiębiorstwa to aż 100 000,00 zł.

Więcej informacji na temat projektu „Akademia menadżera – kompetencje w zakresie cyfryzacji” dostępnych jest na stronie.

1,3,,4,5 -  „Inwestycje w technologie w dobie pandemii. Nowe wyzwania MŚP: cyfryzować czy oszczędzać?”

2 - „Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce z uwzględnieniem perspektywy człowieka/pracownika/konsumenta”