Bezsprzeczny urok szkolenia BHP – o e-learningu w firmie

Dobrze przygotowane i wdrożone szkolenie e-learningowe może zaowocować tym, że pracownicy chętnie i bez narzekania przyswajać będą nawet treści z zakresu BHP - zapewnia Iwona Wieczorek, menedżer z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołami, ekspertka m.in. w obszarze e-learningu i zarządzaniu wiedzą w organizacji. Podkreśla też, że nie każda firma musi inwestować w tworzenie własnej platformy e-learningowej.

Zapraszamy na drugą część rozmowy z dyrektor zarządzającą e-learning.pl. Część pierwszą, poświęconą m.in. temu, gdzie i kiedy wykorzystać można e-learning oraz dlaczego warto inwestować w tę metodę edukowania w firmie można znaleźć tutaj (link).

Czy do e-learningu firmie zawsze potrzebna jest platforma e-learningowa? 

Wszystko zależy od skali, potrzeb i celów organizacji, no i od budżetu. Jeżeli firma jest mała i potrzebuje tylko kilku prostych szkoleń, to czasem wystarczą dostępne na rynku darmowe narzędzia, czy nawet udostępnianie materiałów przez chmurę. Ale jeżeli mówimy o większej skali, złożonych potrzebach szkoleniowych, trzymaniu standardów w powtarzalnych procesach szkoleniowych i różnorodnej grupie odbiorców, platforma e-learningowa staje się niezbędna. Wtedy można zdecydować się na gotowe rozwiązania dostępne na rynku, które często oferują szeroki wachlarz funkcji i są łatwe w obsłudze. Można zbudować własną platformę, co daje większą kontrolę, ale wymaga też większych inwestycji czasu i pieniędzy. Bardzo popularnym modelem jest udostępnianie na serwerach dostawcy platformy zawierającej wszelkie potrzebne klientowi funkcjonalności i treści. To jest o tyle korzystne, że klient dostaje dopasowany do potrzeb system, ale nie martwi się jego utrzymaniem, dostępnością czy bezpieczeństwem, bo za to odpowiada dostawca. Większość wdrożeń u nas jest realizowanych w takim właśnie modelu.

Jakie treści mogą trafić na platformę e-learningową?

Taka platforma może pomieścić różne typy treści i właściwie wszystkie możliwe formaty: nagrania wideo, prezentacje i tutoriale, szkolenia SCORM – klasyczne już e-learningowe kursy, pliki audio, grafiki, PDF. Do tego dochodzą wirtualne symulacje czy laboratoria. Kluczowe jest to, aby dobrać formę do potrzeb i preferencji odbiorców; do wyników wcześniejszej analizy potrzeb. Bardzo istotne jest ciągłe monitorowanie i aktualizacja platformy. Nie można też zapominać o regularnym zbieraniu feedbacku od użytkowników. To oni najlepiej wiedzą co działa, a co można by poprawić. Trzeba tylko pamiętać, że ten feedback powinien faktycznie skutkować zmianami na platformie.  Do niedawna na rynku szczególnie popularne były tzw. rozwiązania kafeteryjne. To taki model, gdzie firma udostępnia w ramach platformy duże ilości treści na przeróżne tematy – od umiejętności miękkich, po proceduralne i techniczne, a pracownik (użytkownik) może dowolnie wybierać to, co jest mu potrzebne. W zalewie informacji, treści i opcji takie rozwiązania, w mojej ocenie, straciły swą efektywność. Dziś odbiorcy oczekują wysoko jakościowych, sprawdzonych zasobów, realizujących konkretne potrzeby.

Jak zadbać o odpowiednio atrakcyjne, także intuicyjne w obsłudze treści?

To duże wyzwanie, ale absolutnie możliwe do osiągnięcia. Kluczową rolę odgrywa tu zrozumienie potrzeb i preferencji odbiorców. Jeżeli wiemy, co ich interesuje, co ich motywuje i jakie mają nawyki związane z korzystaniem z technologii, możemy dostosować treści tak, aby były dla nich jak najbardziej atrakcyjne. Angażowanie uczestników dzieje się na wielu poziomach – idealnie, jeżeli równocześnie. Świetnie obrazuje to stary model ARCS Johna Kellera (Attention, Relevance, Confidence i Satisfaction). Treści i sposób ich podania muszą być adekwatne do potrzeb – to warunek sine qua non. Nie da się w e-learningu, albo inaczej: nie ma żadnego sensu uczyć w e-learningu treści, których nie potrzebują nasi użytkownicy. Proszę mi pokazać kogoś, komu nie są potrzebne procedury RODO, a uczy się ich z zaangażowaniem. Użytkownicy muszą mieć przekonanie, że to nam się do czegoś przyda, coś zmieni w naszym funkcjonowaniu, wpłynie pozytywnie na naszą produktywność etc. Treści muszą być na tyle atrakcyjnie podane, że utrzymają uwagę odbiorcy. Jednym z głównych czynników mających na to wpływ jest ich zróżnicowanie – nawet najbardziej pasjonujące treści podawane w ten sam sposób po jakimś czasie nudzą. Odbiorcy muszą mieć zaufanie do procesu; przekonanie, że jest on tak zaplanowany i poukładany, że się nauczą, a inwestycja czasowa i zaangażowanie zwrócą się z nawiązką. I wreszcie – odbiorca chce mieć satysfakcję z tego, że robi postępy. To oczywiście główne założenia, ale to punkt wyjścia do budowania zaangażowania, od tych czynników można wyprowadzić konkretne mechanizmy typu ćwiczenia: symulacje, storytelling, grywalizację. No i trzeba pamiętać też o tym, że nawet najbardziej atrakcyjne i porywające treści pozostaną nieodkryte, jeżeli osadzimy je w otchłaniach mało intuicyjnej platformy e-learningowej, przy której mityczny labirynt to bułka z masłem.

Co to oznacza?

Zarówno w przypadku platformy, jak i konkretnych szkoleń ich odbiorca nie może się zastanawiać w co ma kliknąć, żeby przejść dalej – wszystko musi być intuicyjne. Kluczowe jest przetestowanie różnych rozwiązań z grupą pilotażową. To pozwoli zidentyfikować ewentualne problemy i wprowadzić niezbędne poprawki przed pełnym wdrożeniem. Wciągające i angażujące mogą być nawet obowiązkowe szkolenia BHP. Jeżeli uda się przedstawić materiał w sposób ciekawy i zrozumiały, jeżeli dodamy elementy interaktywne i zadbamy o to, aby były one dostosowane do odbiorcy, to także takie szkolenie będzie nie tylko przydatne, ale i przyjemne. Trzeba tylko pamiętać o tym, żeby nie bazować na teorii, a pokazać praktyczne zastosowanie procedur na scenkach, sytuacjach, które mogą mieć miejsce w życiu – przepisy podawane są w tle.

W jaki sposób po wdrożeniu e-learningu w organizacji wspierać zaangażowanie odbiorców? 

Pierwszym kluczowym elementem jest komunikacja marketingowa projektu. Musimy go odpowiednio wypromować wśród grupy docelowej i przekonać ludzi, że warto zalogować się na platformę. Użytkownicy muszą być pewni, że czas poświęcony na e-learning zostanie dobrze wykorzystany i przyniesie im korzyści. Kolejnym ważnym aspektem, który moim zdaniem często jest pomijany, jest jasne wskazanie, jak korzystać z e-learningu. Nie chodzi mi tu tylko o instrukcje dotyczące interfejsu platformy i szkoleń, ale o zaplanowanie świadomego procesu nauki i potraktowanie e-learningu jako projektu. To obejmuje przygotowanie się do niego, zaplanowanie w kalendarzu i wyjaśnienie uczestnikom, jak przebiegają procesy nauki i co jest ważne. Zyskuje to na znaczeniu, gdy chcemy wykształcić nawyk uczenia się lub zaprosić ludzi do udziału w długotrwałym procesie edukacyjnym. Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem jest podtrzymanie zainteresowania, które udało nam się wygenerować. Newralgiczną kwestią jest tutaj regularna komunikacja. Warto informować uczestników o nowych materiałach, aktualizacjach czy nadchodzących wydarzeniach związanych z platformą. Można to robić za pomocą newsletterów, powiadomień w aplikacji, spotkań online. Oczywiście, konkursy i rywalizacja są doskonałymi narzędziami motywacyjnymi. Można na przykład wprowadzić system punktowy za ukończenie określonych modułów, czy zorganizować rankingi najlepszych uczestników. Ważne jest, aby nagrody były atrakcyjne, ale również dostosowane do kultury organizacyjnej.

Jak promować korzyści wynikające z korzystania z platformy e-learningowej wśród członków organizacji?  

Warto zacząć od wypromowania e-learningu. Można na przykład stworzyć materiały promocyjne, wideo, grafiki, virale czy memy, dodatkowo newslettery projektowe lub multimedia do prezentowania na wewnętrznych spotkaniach. Ważne, aby materiały te były atrakcyjne wizualnie i zawierały konkretne informacje o korzyściach z korzystania z platformy. Bardzo przekonujące są świadectwa i historie sukcesu: jeżeli uda się namówić kilku pracowników, którzy już skorzystali z platformy i są zadowoleni, aby podzielili się swoimi doświadczeniami, to będzie to bardzo silny argument przemawiający za korzystaniem z platformy. Jeżeli uda się zdobyć wsparcie liderów opinii w organizacji i zachęcić ich do korzystania z platformy, to inni pracownicy również będą bardziej skłonni to zrobić. Pozytywny wizerunek platformy z pewnością buduje też regularne komunikowanie sukcesów i osiągnięć z nią związanych. Można na przykład co miesiąc publikować statystyki pokazujące ile osób skorzystało z platformy, jakie kursy są najpopularniejsze, jakie nowe materiały zostały dodane. Istotne jest ciągłe zbieranie feedbacku i dostosowywanie platformy do potrzeb użytkowników. Jeżeli pracownicy widzą, że ich opinie są brane pod uwagę i że platforma jest dla nich coraz bardziej użyteczna, to będą z niej chętniej korzystać.

E-learning dla pracowników w starszym wieku i dla pracowników produkcyjnych - o czym należy pamiętać przygotowując rozwiązania dla takich grup?  

E-learning dla pracowników starszych i pracowników produkcyjnych to naprawdę fascynujące wyzwanie, ale też ogromna szansa. Mówimy tu o grupach, które tradycyjnie byłyby może trochę pomijane w kontekście nowoczesnych metod nauki, a teraz mają szansę skorzystać z tych wszystkich innowacji. Szczególnie tutaj ważne są prostota i intuicyjność. Osoby, które nie są na co dzień związane z technologią potrzebują interfejsu, który jest łatwy w obsłudze. Nie można ich zrażać skomplikowaną nawigacją czy niejasnymi instrukcjami. Dostępność to kolejna ważna kwestia, zwłaszcza dla pracowników produkcyjnych. Nie zawsze mają oni dostęp do komputera, więc platforma musi być dostępna na różnych urządzeniach, w tym na smartfonach i tabletach. Nie można zakładać, że wszystko jest dla każdego oczywiste, dlatego bardzo istotne jest wsparcie. Jeśli chodzi o treści, to one również muszą być dostosowane do specyfiki docelowych grup. Dla starszych pracowników może to oznaczać więcej kontekstu i wyjaśnień, dla pracowników produkcyjnych - informacje bardziej praktyczne i związane bezpośrednio z ich pracą. Kolejny aspekt to motywacja i zaangażowanie. Grywalizacja, konkursy, różnego rodzaju nagrody - wszystko to może działać, ale musi być dostosowane do tych konkretnych grup. Dla starszych pracowników ważniejsze mogą być nagrody związane z uznaniem i prestiżem, dla pracowników produkcyjnych - nagrody praktyczne. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na standardy dostępności, takie jak WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Dzięki temu możemy być pewni, że nasza platforma e-learningowa będzie dostępna również dla osób z różnymi rodzajami potrzeb, co jest szczególnie ważne w kontekście starszych pracowników. Czasem potrzebują oni większego kontrastu, większej czcionki, prostszego interface’u.

W jaki sposób można weryfikować efekty wdrożenia e-learningu w organizacji?

Jednym z najbardziej znanych modeli ewaluacji efektywności szkoleń jest skala Kirkpatricka, która skupia się na czterech poziomach: reakcji uczestników, tego, czego się nauczyli, jak zmienili swoje zachowanie i jakie są ostateczne zmiany wskaźników biznesu. Warto również zwrócić uwagę na inne ujęcia: ROI (Return on Investment) i ROE (Return on Expectations). ROI - zwrot z inwestycji daje nam bardziej zero-jedynkowy obraz efektywności, oparty na twardych danych finansowych. Natomiast ROE, czyli zwrot z oczekiwań, pozwala nam zrozumieć, czy szkolenie spełniło nasze "miękkie" oczekiwania, na przykład w zakresie zadowolenia pracowników czy liczby napływających CV. W praktyce, jeśli chodzi o ROI, możemy obliczyć oszczędności wynikające z wdrożenia e-learningu i porównać je z kosztami wdrożenia. Jeśli chodzi o ROE, możemy zbadać, czy szkolenie spełniło oczekiwania organizacji, na przykład w zakresie zmniejszenia fluktuacji pracowników. Może to być szczególnie ważne w branżach, w których jest duża konkurencja o wykwalifikowane kadry. Jeśli firma może pokazać, że inwestuje w rozwój swoich ludzi przez nowoczesne metody e-learningu, może to być dodatkowym argumentem przemawiającym za wyborem tej firmy przez potencjalnych pracowników. Ostateczna ocena efektywności wdrożenia e-learningu powinna być kompleksowa i uwzględniać różne wskaźniki i metody pomiaru. Tylko wtedy możemy mówić o pełnym obrazie efektów i korzyści wynikających z programu.

Jak dobierać partnerów wdrażających e-learning w firmie, by rozwiązania były odpowiednio wysokiej jakości i odpowiednio dobrane do odbiorców?

Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia e-learningu w firmie to jedno z największych wyzwań, z którymi zmagają się klienci i czynnik mający niebagatelny wpływ na powodzenie całego przedsięwzięcia. Bardzo ważna jest weryfikacja doświadczenia i referencji. Trzeba sprawdzić, czy potencjalny partner ma doświadczenie w interesującym nas obszarze e-learningu. W tej branży też jest specjalizacja. Są firmy, które są świetne w dostarczaniu dedykowanego kontentu, są też te, które specjalizują się we wdrażaniu platform. Dlatego warto zwrócić uwagę na referencje i, niezależnie od tego, poszukać opinii w niezależnych źródłach. Drugą istotną kwestią jest zrozumienie potrzeb biznesowych. Partner powinien nie tylko być ekspertem w technologii, ale również rozumieć specyfikę naszej branży. Tylko wtedy możemy być pewni, że dostaniemy rozwiązania naprawdę dostosowane do naszych potrzeb. Trzeci element to jakość treści i platformy. Treści muszą być atrakcyjne, zgodne z najnowszą wiedzą w danej dziedzinie, a platforma intuicyjna i łatwa w obsłudze. Ostatnią, choć nie mniej ważną sprawą jest wsparcie i serwis posprzedażowy. To nie jest tak, że po wdrożeniu zostajemy pozostawieni sami sobie. Dobry partner to taki, który oferuje wsparcie techniczne, możliwość wprowadzania zmian i aktualizacji. To wszystko jest kluczowe w dłuższej perspektywie.