Audyt „na papierze” może kosztować więcej, niż myślisz

Firmy szkoleniowo-doradcze wpisane lub planujące wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), które chcą oferować usługi z dofinansowaniem, są zobowiązane do spełniania wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością usług. Jednym z jego kluczowych elementów jest posiadanie odpowiedniego certyfikatu, akredytacji lub uprawnienia z mocy prawa, zgodnych z wymaganiami rozporządzenia BUR.

Przed przystąpieniem do procesu certyfikacji warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami danego programu certyfikacji, upewnić się, że organizacja faktycznie je spełnia oraz zadbać o spójność i jej realne stosowanie w praktyce.

W trakcie rzetelnie prowadzonego audytu instytucja certyfikująca – o ile zachodzi taka konieczność – identyfikuje niezgodności i wskazuje obszary do poprawy. Dopiero po usunięciu niezgodności możliwe jest przyznanie certyfikatu, znaku jakości lub akredytacji. Należy pamiętać, że instytucje certyfikujące nie powinny tworzyć dokumentów za Dostawcę Usług.

Lista certyfikatów, akredytacji i uprawnień z mocy prawa akceptowanych w BUR jest dostępna w serwisie informacyjnym BUR, a PARP umożliwia zgłaszanie do nich nowych pozycji. Ponieważ PARP nie wskazuje ani nie rekomenduje konkretnych instytucji certyfikujących, firmy szkoleniowe same muszą ocenić rzetelność wybranego podmiotu i zwracać uwagę na potencjalne nieprawidłowości procesu certyfikacji.

Uwaga na podejrzane praktyki

Szczególną ostrożność w procesie certyfikacji powinny wzbudzać następujące rozwiązania proponowane przez instytucje certyfikujące:

• brak audytu przeprowadzanego w siedzibie organizacji,
• audyty realizowane wyłącznie w formie telefonicznej,
• tzw. „przyśpieszona certyfikacja”, prowadzona w skróconym czasie, z pominięciem weryfikacji niektórych elementów czy obszarów wymaganych przez daną normę,
• tzw. „odwrócona certyfikacja” polegająca na faktycznym wdrożeniu procedur dopiero po uzyskaniu certyfikatu jakości,
• odpłatne zlecenie przygotowania dokumentacji systemu zarządzania jakością firmie pośredniczącej, współpracującej z instytucją certyfikującą, wydającą certyfikat,
• opracowywanie pełnej dokumentacji przez podmiot certyfikujący.

Takie praktyki mogą świadczyć o nierzetelnym procesie certyfikacji.

Konsekwencje w BUR

Brak audytu lub jego przeprowadzenie w sposób niezgodny z wymaganiami normy lub znaku jakości naraża podmiot na wykrycie niezgodności podczas audytów Administratora BUR, co może skutkować:

• wykreśleniem podmiotu z BUR (oraz podmiotów powiązanych) na okres 2 lat,
• czasowym wstrzymaniem możliwości publikowania usług,
• zablokowaniem opublikowanych usług na czas postępowania wyjaśniającego (do 6 miesięcy).

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z oferty tych instytucji certyfikujących, które zapewniają w pełni transparentny proces certyfikacji, co pozwala na eliminację ryzyka podejrzanych praktyk. Rzetelny audyt to nie koszt, lecz inwestycja w wiarygodność organizacji i bezpieczeństwo jej funkcjonowania w BUR.