Umowa z zagranicznym przedsiębiorcą

Skok technologiczny, wejście Polski do Unii Europejskiej oraz postępująca ideowa i gospodarcza globalizacja pozwoliły polskim przedsiębiorcom wyjść z lokalnego podwórka i zaoferować swoje towary i usługi poza granicami kraju. Międzynarodowe kontrakty nie są zarezerwowane już wyłącznie dla wielkich korporacji. Przy stale rozwijających się instrumentach technologicznych, a także dzięki możliwości nieograniczonego kontaktu oraz dostępowi do nowoczesnych środków transportu, również małe firmy czy jednoosobowe działalności w łatwy sposób są w stanie nawiązać współpracę z zagranicznymi klientami. Powyższe sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na nawiązanie współpracy z partnerami z państw trzecich.

Należy mieć jednak na uwadze, że sam fakt łatwego nawiązywania kontaktów biznesowych nie oznacza, że prowadzenie interesów z zagranicznymi przedsiębiorcami jest równie łatwe. Zawarcie umowy z takim kontrahentem może przysporzyć wielu problemów, gdyż każde państwo ma wypracowany inny styl działania, tradycje handlowe, a także reżim prawny. W przypadku konfliktu interesów między przedsiębiorcami działającymi na terenach różnych krajów, sądowe dochodzenie swoich praw będzie bardzo kłopotliwe, drogie i czasochłonne. Dlatego też ważnym jest, aby przed zawarciem kontraktu dobrze przemyśleć każdy jego aspekt i zabezpieczyć się na każdą, nawet najmniej prawdopodobną okoliczność. Jest to o tyle istotne, że próba renegocjacji ustaleń umownych na etapie jej wykonywania może okazać się niemożliwa lub wiązać się ze znacznymi obciążeniami strony słabszej gospodarczo – przedsiębiorcy dążącego do zmian w umowie.

Aktualna sytuacja społeczna, polityczna i gospodarcza związana z trwającą na całym świecie epidemią koronawirusa SARS-CoV-2 powinna być impulsem dla przedsiębiorców do zachowania większej czujności i staranności przy zawieraniu kontraktów. Mając to na uwadze, w artykule zostanie wskazane, w jaki sposób prawidłowo przeprowadzić proces zawierania umów, zabezpieczyć się przed nieuczciwymi praktykami handlowymi kontrahenta oraz sytuacjami nadzwyczajnymi czy trudnymi do przewidzenia.

Potwierdzenie danych kontrahenta

Zasadniczo zawarcie umowy gospodarczej można podzielić na dwa etapy. Pierwszym z nich są negocjacje, drugim zaś – zawarcie umowy właściwej. Jednakże jeszcze przed samym przystąpieniem do rozmów z kontrahentem warto jest dokładnie sprawdzić i potwierdzić jego dane. Rozeznanie w tej kwestii pozwoli przedsiębiorcy właściwie ocenić wiarygodność, wypłacalność, doświadczenie oraz poziom profesjonalizmu przyszłego partnera w biznesie. Ten niewielki w aktualnych realiach wysiłek może uchronić przedsiębiorcę przed poważnymi kłopotami, jakie niesie za sobą zawarcie kontraktu z nieuczciwym bądź niewypłacalnym przedsiębiorcą.

W celu „prześwietlenia” przyszłego kontrahenta warto posłużyć się rejestrami przedsiębiorców, które działają w większości rozwiniętych państw, m.in. w niemalże wszystkich krajach Unii Europejskiej czy w Stanach Zjednoczonych. Rejestry te zawierają podstawowe dane identyfikujące firmę, takie jak:

• rok założenia działalności gospodarczej;
• dane wspólników spółek;
• wysokość kapitału zakładowego;
• skład organu upoważnionego do reprezentacji spółki;
• dane o sprawozdaniach finansowych;
• wiadomości o postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i windykacyjnych.

Należy pamiętać jednak, że sprawdzenie informacji o podmiocie jedynie w rejestrach gospodarczych może być ryzykowne. Dane w rejestrach w przeważającej większości przypadków są uzupełniane bezpośrednio przez samych przedsiębiorców, a co za tym idzie,  informacje o firmie mogą być nieaktualne lub nieprawdziwe. Zaleca się więc skorzystać z dobrodziejstwa wyszukiwarek internetowych i zapoznać się z informacjami zawartymi na profilach społecznościowych przedsiębiorstw, w katalogach przedsiębiorców czy porównywarkach internetowych. Dużym ułatwieniem może okazać się zaznajomienie z ocenami kontrahenta oraz komentarzami jego klientów. Ostatecznie przedsiębiorca może skonfrontować uzyskane informacje ze stanowiskiem samego partnera biznesowego.

Negocjacje biznesowe

Jeżeli w wyniku wyżej wskazanej weryfikacji przedsiębiorca zyskał zaufanie do przyszłego kontrahenta, może przejść do negocjacji. Wielu przedsiębiorców lekceważy ten etap, w „ślepo” podpisując kontrakt, mimo że to właśnie w trakcie negocjacji są ustalane pozycje stron, ich przyszłe zyski oraz wszelkie prawa i obowiązki. Sporządzenie i podpisanie samej umowy jest tak naprawdę jedynie potwierdzeniem tego, co udało się ustalić w trakcie negocjacji.

Dobrym pomysłem jest zawarcie umowy przedwstępnej, w której strony zobowiążą się do zawarcia umowy przyrzeczonej, jak również uregulują najważniejsze kwestie przyszłego kontraktu. Co ważne, taka umowa nie pociąga za sobą większych konsekwencji – jedynie w szczególnych przypadkach strona, która liczyła na zawarcie umowy właściwej może żądać odszkodowania – a pozwala stronom zastanowić się nad wszystkimi aspektami kontraktu oraz daje czas wystarczający na podjęcie decyzji o podjęciu lub nie przyszłej współpracy. 

Preambuła

Popularną instytucją zawieraną w szczególnie istotnych i skomplikowanych umowach jest preambuła. Preambuła jest swego rodzaju „wstępem” do umowy. Zazwyczaj zawiera ona postanowienia ogólne, wyznaczające w jaki sposób strony mają zamiar dążyć do osiągnięcia swoich celów oraz wypełniania obowiązków. Preambuła służy przede wszystkim właściwemu zrozumieniu intencji, zamiarów oraz celów stron. Ma również istotne znaczenie interpretacyjne.

Treść preambuły jest taką samą częścią umowy jak wszystkie inne postanowienia. Skutkiem tego podlega ona wykładni, tak samo jak inne zapisy regulujące dany stosunek umowny. W praktyce zaś postanowienia umowne podlegają wykładni w związku z zapisami zawartymi właśnie w preambule. Z powyższych względów jej treść może mieć istotne znaczenie w przypadku zaistnienia konfliktu interesów stron w trakcie wykonywania umowy.

Właściwe sporządzenie umowy z zagranicznym kontrahentem

Każda umowa gospodarcza – nie tylko ta, która jest zawierana z zagranicznym partnerem –powinna charakteryzować się przede wszystkim przejrzystością, prostotą zapisów oraz jasnością i dokładnością w określeniu praw i obowiązków stron. Jednocześnie, aby umowa mogła zostać uznana za ważną, musi określać przedmiot umowy, termin jej realizacji oraz rodzaj i wysokość wynagrodzenia. W przypadku umowy dotyczącej wykonania dzieła czy dostawy powinna ona zawierać dodatkowo określenie specyfikacji towaru oraz jego jakości.

Kontrakt skonstruowany według wspomnianych wytycznych z całą pewnością zostanie uznany za prawidłowy i wiążący strony. Z uwagi jednak na charakter stosunków między przedsiębiorcami zagranicznymi, tj. odmienny reżim prawny oraz jurysdykcję sądową, umowa powinna zawierać uzupełniające regulacje techniczne i pomocnicze, uszczegóławiające prawa i obowiązki każdej ze stron. Do takich zapisów należy przede wszystkim zaliczyć:

• słownik pojęć używanych w umowie;
• zasady ponoszenia kosztów związanych z transakcjami;
• zasady przenoszenia ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru;
• zasady postępowania w razie pogorszenia się pozycji gospodarczej stron;
• zasady dokonywania cesji praw z umowy;
• zasady zgłaszania reklamacji wykonania umowy oraz trybu działania stron w razie niewykonania zobowiązania.

Język umowy z zagranicznym przedsiębiorcą

Język, w którym zostanie zawarta umowa, ma ogromne znaczenie zarówno dla prawidłowego zrozumienia jej zapisów, a tym samym właściwego wykonania zobowiązań, jak i dla rozwoju sytuacji, w której dojdzie do konfliktu między przedsiębiorcami. Sformułowanie umowy jedynie w języku obcym może utrudnić działania procesowe przedsiębiorcy, który nie posługuje się nim biegle. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie więc sporządzenie umowy dwujęzycznej spisanej w językach urzędowych państw, z których pochodzą przedsiębiorcy. Należy jednak pamiętać, że umowa wymaga jednoznacznego określenia wiążącej wersji językowej.

W praktyce zalecane jest konstruowanie umów w tzw. językach międzynarodowych, tj. językach powszechnie używanych na całym świecie, czyli m.in. w języku angielskim, francuskim czy hiszpańskim. A zatem, gdy językiem ojczystym kontrahenta nie jest język międzynarodowy, dobrym pomysłem będzie skonstruowanie umowy w języku polskim, języku partnera biznesowego oraz właśnie w języku powszechnym, przy czym to ten ostatni powinien zostać określony jako język wiążący strony.

Określenie jurysdykcji sądowej

Umowy zawierane na gruncie międzynarodowym wymagają określenia reżimu prawnego, któremu będą podlegali przedsiębiorcy w przypadku pojawienia się ewentualnych konfliktów między stronami. Wybór porządku prawnego – prawa krajowego lub prawa zagranicznego –jak również wybór właściwego miejscowo sądu, należy bezpośrednio określić w kontrakcie  dokonując w nim stosownych zapisów. Właściwa regulacja zawarta w umowie ułatwi stronom m.in. ustalanie terminów przedawnienia roszczeń, zasad procesu egzekwowania należności, a także czas trwania ewentualnego postępowania sądowego oraz jego kosztów.

Wskazówka! W każdej sprawie wynikającej z prawa cywilnego i handlowego, przed wszczęciem postępowania jest wskazane skorzystanie z próby polubownego załatwienia sprawy, tj. mediacji. W tym celu warto wprowadzić do umowy klauzulę arbitrażową. Wykorzystanie instytucji sądu arbitrażowego pozwoli rozwiązać spór w sposób tańszy, szybszy, a co za tym idzie – skuteczniejszy.

Waluta transakcji międzynarodowych oraz sposób jej przeliczania

Przy zawieraniu umowy z zagranicznym kontrahentem istotny jest również wybór waluty transakcji oraz sposób jej przeliczania. Jest to o tyle ważne, że ustanowienie niestabilnej waluty może prowadzić do nierównomiernego rozdzielenia zysków i strat między stronami – w zależności od tego czy waluta zyska lub straci, jeden z kontrahentów się wzbogaci, a dla drugiego zawarta umowa może stać się nieopłacalna. Mimo iż po obu stronach nie występują przedsiębiorcy, to doskonałym przykładem może być sytuacja tzw. frankowiczów. Odpowiedzialną decyzją będzie więc zawieranie umów w walutach międzynarodowych, np. w euro lub w dolarze amerykańskim.

Jeżeli wszystkie kwestie waluty nie zostaną uregulowane, a strony ustalą, iż umowa podlegała będzie pod polską jurysdykcję, wówczas, gdy przedmiotem zobowiązania jest waluta obca, zapłata może nastąpić w polskich złotych, a jej wartość obliczana jest na podstawie średniego kursu NBP. Sposób przeliczania waluty w powyższy sposób w praktyce często budzi wątpliwości, co może stać się zarzewiem konfliktu między przedsiębiorcami. Aby uniknąć problemów, warto jest dodać do treści kontraktu klauzulę, która w sposób jasny i konkretny będzie określała sposoby przeliczania kursów.

W jaki sposób zabezpieczyć interesy przedsiębiorcy?

Prawidłowo sporządzona, czytelna i racjonalna umowa nie jest automatycznie gwarantem spełnienia przez strony swoich zobowiązań. Istnieje szereg okoliczności, w obliczu których dłużnik może nie chcieć lub też nie być w stanie spełnić swoich obowiązków kontraktowych. I nie chodzi wyłącznie o celowe unikanie spełnienia świadczenia. Może być to równie dobrze pogorszenie się sytuacji finansowej lub zdrowotnej kontrahenta, kryzys gospodarczy, czy jak ma to miejsce aktualnie – epidemia wirusa. Należy przy tym mieć na uwadze fakt, że w przypadku kontraktów międzynarodowych, interpretacja danych instytucji prawnych w każdym państwie może być zgoła odmienna. Dlatego też szczegółowe uregulowanie w umowie kwestii mogących być w przyszłości przedmiotem sporu zagwarantuje stronom pewność co do swojej sytuacji biznesowej.

Zarówno w polskim prawie zobowiązań, jak i w międzynarodowej praktyce rynkowej możemy odnaleźć szereg instytucji mających na celu ochronę interesów przedsiębiorców, na wypadek gdyby wykonanie umowy w jej pierwotnej formie nie było możliwe. Ustalenie w umowie poniżej wskazanych klauzul i gwarancji z całą pewnością będzie oddziaływało pozytywnie zarówno na interesy, jak i poczucie bezpieczeństwa stron. Jedne z nich mają charakter zobowiązujący już w chwili podpisania umowy, inne uaktywniają się dopiero po spełnieniu konkretnych warunków.

Do najczęściej stosowanych instytucji umownych zabezpieczających interesy przedsiębiorców należą:

• klauzula poufności – jeżeli zawarcie umowy wiąże się z koniecznością ujawnienia informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa jednego lub obu kontrahentów, strony mogą zawrzeć zapis zobowiązujący je do niewyjawiania wskazanych tajemnic, pod groźbą odpowiedzialności finansowej;
• klauzula incoterms - dotyczy odpowiedzialności stron i ponoszenia ryzyka w obrocie międzynarodowym. Precyzuje m.in. miejsce i sposób dostawy towaru, zapewnienia transportu oraz zasady ubezpieczenia towaru. Klauzula ta znajduje powszechne zastosowanie w obrocie międzynarodowym z uwagi na fakt, że jej opracowania dokonała międzynarodowa izba handlowa;
• klauzula zakazu reeksportu – zgodnie z tą instytucją odbiorca nie może eksportować towaru na inne rynki bez zgody dostawcy. Klauzula stosowana jest w szczególności w przypadku różnic w cenach na poszczególnych rynkach;
• klauzula kary umownej – instytucja zastrzegająca, że w przypadku niewykonania świadczenia umownego przez jedną ze stron, naprawa wyrządzonej szkody nastąpi w formie zapłaty uzgodnionej kwoty. Klauzula ta zdejmuje z wierzyciela obowiązek udowodnienia rozmiarów faktycznej szkody, jedyną przesłanką jest brak spełnienia przez dłużnika postanowień kontraktu;
• klauzula dobrowolnego poddania się egzekucji – zapis umowy zobowiązujący strony do złożenia przed notariuszem oświadczenia, zgodnie z którym przedsiębiorcy dobrowolnie decydują się poddać przymusowej egzekucji w razie niewypełnienia zobowiązania wynikającego z zawartej umowy, z pominięciem procedur sądowych;
• klauzula siły wyższej – zapis regulujący konsekwencje niewykonania zobowiązań umownych w związku z wystąpieniem nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze niezależnym od przedsiębiorców, którym nie będą w stanie się przeciwstawić. Klauzula pozwoli na stosowny rozkład ryzyka i podział odpowiedzialności między kontrahentami;
• klauzula hardship – zapis ten pozwala na renegocjacje warunków umowy, w sytuacji kiedy w wyniku zaistnienia nieprzewidzianego zdarzenia dalsza realizacja zobowiązań kontraktowych stanie się dla obu stron nieopłacalna; 
• gwarancja bankowa – pisemne zobowiązanie banku do zapłaty beneficjentowi kwoty maksymalnej wskazanej w gwarancji, tj. sumy gwarancyjnej, w przypadku gdy zleceniodawca gwarancji nie wywiąże się z umownego zobowiązania;
• gwarancja ubezpieczeniowa – pisemne zobowiązanie zakładu ubezpieczeń do wypłaty na rzecz beneficjenta gwarancji określonej sumy pieniężnej w przypadku, gdy zleceniodawca gwarancji nie wywiąże się z umownego zobowiązania;
• rachunek escrow – rodzaj rachunku bankowego zabezpieczający zdeponowane przez strony środki finansowe, które uwalniane są dopiero w momencie spełnienia zobowiązań wynikających z umowy.

Umowa z zagranicznym przedsiębiorcą – podsumowanie

Rozwijająca się globalizacja daje wielkie możliwości polskim przedsiębiorcom. Jeszcze nigdy w historii nie było tak łatwo o pozyskanie zagranicznego kontrahenta. Wielu przedsiębiorców nie wychodząc nawet z domów, może prowadzić interesy w prawie każdym zakątku globu. Jednakże międzynarodowa współpraca oprócz niezaprzeczalnych zalet posiada także wiele obszarów, które mogą okazać się problematyczne. Chodzi tu przede wszystkim o prawną interpretację umów oraz jurysdykcję sądową, kiedy dojdzie do sporu między stronami umowy.

Powyższe daje jasno do zrozumienia, że dla przedsiębiorcy – oprócz możliwych zysków z ewentualnej współpracy – największe znaczenie powinna mieć kwestia, czy ma do czynienia z profesjonalnym, rzetelnym i godnym zaufania podmiotem. Jeżeli kandydat na partnera w interesach okaże się kompetentny i odpowiedzialny, przedsiębiorca powinien przejść do negocjacji. Wprawiony biznesmen nigdy nie podejmuje decyzji na podstawie emocji, zawsze każdy element przyszłego kontraktu analizuje „dwa razy”, tak aby później niczego nie żałować. Jeżeli negocjacje przejdą pomyślnie, następuje zawarcie właściwej umowy. Oprócz podstawowych, obligatoryjnych jej elementów, strony powinny pamiętać, aby umowa zawierała klauzule i gwarancje, które w sposób optymalny zabezpieczą wszelkie interesy przedsiębiorców.

Radosław Pilarski

adwokat specjalizujący się w prawie zamówień publicznych, gospodarczym i upadłościowym, twórca portalu www.znajdzparagraf.pl