Zaloguj się
22 listopada 2012
Profesjonalne zarządzanie procesami biznesowymi w Kubala sp. z o.o.
Udostępnij
Przykład firmy Kubala sp. z o.o. jest najlepszym dowodem na to, że tradycję można połączyć z nowoczesnością. 25 lat istnienia na rynku zaowocowało wysoką jakością oferowanych usług oraz mianem lidera branży. W reportażu prezentujemy w jaki sposób na efektywność w działaniu i tak dobre rezultaty miał wpływ wdrożony system B2B.
Przykład firmy Kubala sp. z o.o. jest najlepszym dowodem na to, że tradycję można połączyć z nowoczesnością. 25 lat istnienia na rynku zaowocowało wysoką jakością oferowanych usług oraz mianem lidera branży. W reportażu prezentujemy w jaki sposób na efektywność w działaniu i tak dobre rezultaty miał wpływ wdrożony system B2B.
Historia firmy. Profil działalności.
Rodzinna firma Kubala sp. z o.o. już ćwierć wieku istnieje na polskim rynku jako producent ponad 500 rodzajów narzędzi budowlanych wysokiej jakości. Główny wpływ na renomę firmy ma fakt, że od lat do produkcji narzędzi używa się tylko najlepszych surowców. Nad procesem tym czuwa właściciel przedsiębiorstwa – pan Prezes Roman Kubala. Dzięki temu, narzędzia produkowane przez spółkę wyróżniają się na tle polskiej i europejskiej konkurencji. Co więcej, firma może dziś sygnować swoje wyroby znakiem „ROST FREI”, co oznacza, że dany produkt jest w pełni wykonany z najwyższej jakości stali nierdzewnej kwasoodpornej. W naszym kraju, na popularność produktów firmy wpływa nieustanny rozwój jej własnych kanałów dystrybucji. Spółka bowiem rozprowadza swoje wyroby pośrednim kanałem dystrybucji poprzez własne składy fabryczne. Każdy z tych składów jest prowadzony przez wybrane i sprawdzone firmy. Co więcej, Kubala sp. z o.o. zajmuje się produkcją narzędzi pod markami uznanych firm handlowych w całej Europie – dla których liczy się wysoka jakość produktu. W ofercie usług znajduje się także wykonywanie form wtryskowych i wykrojników, budowa konstrukcji stalowych, budowa maszyn, cięcie strumieniem wody oraz różnego rodzaju usługi wykonywane na nowoczesnych centrach obróbczych sterowanych numerycznie (CNC).
Hasłem, które od początku działalności przyświeca firmie, jest „Utrzymanie jak najwyższej jakości narzędzi przeznaczonych głównie dla profesjonalistów”. Dlatego sporo uwagi poświęca się na jakości i estetyce produkowanych wyrobów. Dodatkowo, te najistotniejsze i najbardziej innowacyjne rozwiązania w zakresie produkcji narzędzi budowlanych zostały zastrzeżone patentami w Polsce oraz w Europie. W gronie odbiorców usług firmy znajdują się przede wszystkim firmy budowlane, jak i sklepy i markety budowlane, w których liczy się jakość i długowieczność narzędzia.
Koncepcja wdrożenia systemu B2B - wybór, napotkane trudności i realizacja
Wraz z dynamicznym rozwojem spółki pojawiła się potrzeba rozbudowanego systemu komputerowego, który pomógłby w zarządzaniu przedsiębiorstwem i relacjami z klientami. W tym samym czasie pojawiło się ogłoszenie konkursu do Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.2 organizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Był to dodatkowy impuls, który zadecydował o wdrożeniu w firmie systemu typu Business to Business.
Wybór konkretnego systemu nie był trudny, ponieważ firma przeprowadziła rozeznanie na rynku oprogramowania oraz otrzymała informacje od zaprzyjaźnionych przedsiębiorstw na temat oprogramowania oraz firmy wdrażającej – wspomina pani Sylwia Kubala, Wiceprezes Kubala sp. z o.o.
Wybranym i wdrożonym systemem był CDN XL firmy Comarch. Jego implementacją zajął się autoryzowany partner producenta oprogramowania - firma KSIBB sp. z o.o. Natomiast po stronie firmy Kubala w procesie wdrożenia wzięło udział dziewięciu pracowników. Dzięki zaangażowaniu osób z różnych obszarów działalności firmy został stworzony tzw. „help desk”, który w razie problemów pomaga pozostałym użytkownikom w bieżącej pracy oraz administruje prawidłowe działanie systemu. W trakcie instalowania oprogramowania pojawiło się kilka problemów. Trudność sprawiło stworzenie prawidłowego i dostosowanego do systemu obiegu dokumentów oraz uzupełnienie bazy kontrahentów i wyrobów o nowe, szczegółowe informacje. Kłopotliwe było także ustalenie praw dostępu do poszczególnych modułów programu dla użytkowników.
Choć firma mogłaby wdrożyć system B2B bez wsparcia dotacji unijnych, otrzymane dofinansowanie pozwoliło na szybsze wykonanie takiej inwestycji. W efekcie, spółka mogła w krótszym czasie oprzeć swoje działania o system, który umożliwia elastyczne reagowanie na zmiany na rynku i wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom klientów. Wdrożone oprogramowanie porządkuje wszystkie kwestie związane z obsługą klienta i pozwala na sprawne, terminowe i bezbłędne realizowanie dostaw. Dzięki danym gromadzonym poprzez elektroniczną wymianę oraz systematycznym prognozom sprzedaży możliwe jest szybsze reagowanie na potrzeby rynku, a tym samym, odpowiednie planowanie produkcji. Usprawnieniu uległa także windykacja należności poprzez znaczne zautomatyzowanie działań monitorujących.
Funkcje i możliwości systemu
System składa się z następujących elementów:
- System ERP służący wspomaganiu zarządzania relacjami z kooperantami i organizacji logistyki w obszarze zapytań ofertowych oraz zamówień od odbiorców i dostawców, rezerwacji, sprzedaży i wysyłki towarów, a także obsługi zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych od kooperantów.
- Aplikacja zamówień on-line odpowiadająca za sprawną realizację procesu obsługi zamówień i sprawdzanie stanów magazynowych przez odbiorców, co znacznie przyspiesza proces logistyczny i zmniejsza ilość błędów powstałych na skutek elektronicznego zamawiania.
- Aplikacja EDI - przepływ dokumentów drogą elektroniczną z wykorzystaniem EDI i podpisu elektronicznego.
Większość funkcji, które zostały zainstalowane są funkcjami standardowymi – jako dodatkowe na potrzeby firmy Kubala sp. z o.o. zostały stworzone głównie wzorce indywidualnych wydruków dokumentów generowanych przez system z logo firmy i indywidualnymi informacjami - mówi pani Sylwia Kubala.
Wśród zadań, które potrafi wykonać system znajduje się m.in. powiązanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie w jedną kompatybilną całość, wykorzystanie nowoczesnych form handlu elektronicznego poprzez współpracę z systemami EDI (Electronic Data Interchange), dostosowanie produktu do indywidualnych potrzeb klienta poprzez rozwiniętą funkcjonalność w połączeniu z możliwościami parametryzacji i konfiguracji.. Eliminowane są bariery organizacyjne związane przede wszystkim z procesem obsługi klienta oraz zbędne działania administracyjne i operacyjne, które wynikają z tradycyjnych metod komunikowania się kooperantów w zakresie zamówień, ofert i dostępności towarów. System pozwala również na ewidencjonowanie zamówień sprzedaży od odbiorców wraz z informacją o „utraconej” sprzedaży i jak wpłynie ona na zmniejszenie liczby niezrealizowanych zamówień. Dodatkowo, możliwe jest wykonywanie analiz i raportów z zakresu współpracy z dostawcami, ewidencji niezrealizowanych zamówień zakupu i nieterminowych dostaw. Funkcje systemu pozwalają też na archiwizację zamówień zakupu z opcjami: niepotwierdzone, potwierdzone, w trakcie realizacji, zrealizowane, anulowane, zamknięte w trakcie realizacji oraz na ewidencję promocji. Dzięki oprogramowaniu niepotrzebne są ręczne procesy zmiany cen u każdego odbiorcy poprzez wysyłanie cenników w formie papierowej, mailowej itp.
W ramach projektu wprowadzona została zasadnicza zmiana procesu organizacyjnego przedsiębiorstwa w zakresie jego współpracy z partnerskimi kontrahentami (dostawcami i odbiorcami biorącymi udział w projekcie) w obrębie działań logistycznych, transakcyjnych, obiegu dokumentów, monitorowania stanu magazynów, realizacji zamówień i dostaw, itp. – mówi pani Sylwia Kubala - Automatyzacja rutynowych czynności związanych ze sprzedażą (obsługa zamówień, wysyłki towarów, fakturowania) przyczyniła się do obniżenia kosztów działu sprzedaży, pozwalając mocniej skupić się na aktywnych działaniach posprzedażowych. Tylko sprawny dział sprzedaży, dysponujący aktualnymi i wiarygodnymi informacjami, może utrzymać lojalność klientów i zdobywać nowych odbiorców.
Każdy klient, który otrzymał od administratora systemu uprawnienia, może za pomocą przeglądarki internetowej przeglądać ofertę spółki i w wygodny sposób składać zamówienia, reklamacje, monitorować stan płatności, realizacji zamówień, zgłoszeń reklamacyjnych, serwisowych czy produkcyjnych i kontrolować stan magazynów.
Od momentu wdrożenia systemu w spółce nie minęło dużo czasu, więc jego możliwości nie zostały poznane i wykorzystane w 100%. Mimo to, spełniły się założenia analizy przedwdrożeniowej. System działa prawidłowo i do tej pory udało mu się usprawnić wiele procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jest on również na tyle wystarczający, że w przyszłości nie będą zakupywane inne oprogramowania. W planach natomiast jest dalsza rozbudowa i rozwój systemu, co powinno nastąpić najwcześniej za rok.