Rozbudowa systemu informatycznego w Hurtowni Motoryzacyjnej MOTPOL

Procesy takie jak zarządzanie systemem produkcji i dostaw, stanem magazynów oraz obsługą klienta stają się trudne bez odpowiedniego systemu, które integrowałby je i usprawniał ich realizację. Z tego powodu wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań informatycznych lub rozbudowę już funkcjonujących systemów. Jedną z takich spółek jest Hurtownia Motoryzacyjna MOTPOL – beneficjent PO IG 8.2.

Procesy takie jak zarządzanie systemem produkcji i dostaw, stanem magazynów oraz obsługą klienta stają się trudne bez odpowiedniego systemu, które integrowałby je i usprawniał ich realizację. Z tego powodu wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań informatycznych lub rozbudowę już funkcjonujących systemów. Jedną z takich spółek jest Hurtownia Motoryzacyjna MOTPOL – beneficjent PO IG 8.2.

Historia firmy. Charakterystyka działalności 

Hurtownia Motoryzacyjna MOTPOL została założona w 1993 roku w Płońsku. Przez kilkanaście lat swojego istnienia, firma przeżywała dynamiczny rozwój, co zrodziło konieczność rozszerzenia infrastruktury magazynowo-biurowej. W 2010 roku siedziba Hurtowni została przeniesiona do nowo powstałego obiektu w Dalanówku, 4 kilometry od Płońska, dostarczając pracownikom 300m2 powierzchni biurowej oraz 4000m2 powierzchni magazynowej.

Profil działalności MOTPOL obejmuje swoim zakresem handel hurtowy i detaliczny części zamiennych, akcesoriów samochodowych oraz akumulatorów, olejów i szyb samochodowych. Swoim klientom firma gwarantuje doświadczoną i kompetentną obsługę, elastyczność w składaniu zamówień (telefonicznie, terminalem lub za pośrednictwem Przedstawiciela Handlowego), stały dostęp do kartotek magazynowych przez terminal internetowy, a także bardzo szybką realizację zamówień, sprawnie działający system logistyczny oraz konkurencyjne ceny i wysoką jakość produktów.

Impuls do wdrożenia kolejnego systemu

Systemy B2B najczęściej traktowane są jako rozwiązania, które ulepszyć mają nie tylko komunikację z partnerami biznesowymi, ale także procesy wpływające na efektywne działanie przedsiębiorstwa, w tym sprzedaż i obsługę klienta. Powodem, dla którego po oprogramowanie to sięgnęła Hurtownia Motoryzacyjna MOTPOL była chęć usprawnienia obsługi partnerów biznesowych oraz wyeliminowanie błędów występujących w dziale magazynu i dostaw. Poza tym, w firmie już wcześniej funkcjonował system informatyczny, więc wdrożenie projektu POIG 8.2 ograniczyło się jedynie do jego rozwinięcia. Mimo pozornie łatwego przedsięwzięcia, istotna była tutaj pomoc finansowa uzyskana w ramach dotacji unijnej - Bez wsparcia, które otrzymaliśmy od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, nie udałaby nam się realizacja takiej inwestycji – mówi pan Zdzisław Walter, Właściciel Hurtowni Motoryzacyjnej MOTPOL.

Proces wdrożenia systemu

W spółce MOTPOL od długiego czasu funkcjonował już system informatyczny, który wspierał prace Hurtowni. Decyzja związana z wyborem systemu nie należała zatem do trudnych. Kierowaliśmy się rodzajem funkcjonalności, których nam brakowało i które należało dodać do działającego systemu. Zdecydowaliśmy się zatem na wybór rozwiązania proponowanego przez firmę zewnętrzną - CAIRO-soft, która wykonywała już dla nas wcześniejsze wdrożenie. Firma ta pomogła nam również zaimplementować nowe funkcjonalności w Hurtowni – opowiada pana Zdzisław Walter.

Dzięki doświadczeniu oraz rodzajowi wdrożenia, w fazie wprowadzania systemu nie napotkano żadnych trudności. Dodatkowo, również pracownicy nie mieli problemu z przyzwyczajeniem się do nowego trybu pracy – Wszystko odbyło się bardzo sprawnie. Właściwie wdrożenie było szybkie, z godziny na godzinę pracownicy coraz lepiej opanowywali działanie systemu – wspomina pan Zdzisław Walter.

Opis systemu – moduły, funkcjonalności, zautomatyzowane procesy

Projekt zrealizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.2 przyczynił się do skrócenia czasu obsługi firm, a także zmniejszenia ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w dostawach. Wdrożony program zautomatyzowanego zarządzania magazynem zapewnił stworzenie optymalnego modelu gospodarki magazynowej, korzystnej zarówno dla dostawców, jak i odbiorców.

Podstawowym zadaniem wdrożonego systemu jest usprawnianie działalności firmy MOTPOL w dziedzinie finansów oraz marketingu (dystrybucji). Przyczyniają się do tego usprawnione procesy: logistyki magazynowej, sprzedaży i kadr. Projekt osiągnął krajowy sukces i zrealizował cele Hurtowni, rozbudowując wcześniej użytkowany system Falcon 4 o nowy moduł zautomatyzowanego zarządzania magazynem. Tym samym możliwe było ulepszenie procesów w zakresie komunikacji między MOTPOL a partnerami biznesowymi. Poprawie uległy również działania takie jak: podział struktury magazynu na sektory/regały/półki, łatwa kontrola i zarządzanie nieprawidłowościami w dostawach, skrócenie czasu obsługi klienta, możliwość nadzorowania pracy magazynierów z poziomu panelu administratora, określenie stopnia rotacji przechowywania towarów czy mechanizm ciągłej inwentaryzacji.

Funkcjonujący w Hurtowni MOTPOL system umożliwia tworzenie bezpośrednich informatycznych powiązań pomiędzy firmami i wymianę wszelkich informacji niezbędnych do prowadzenia efektywnej sprzedaży części zamiennych. Korzystanie z niego opiera się na pracy w trybie online. Pozwala to na sprawdzanie dostępności części oraz ceny zakupu w magazynach dostawców, a także składanie zamówienie i monitorowanie stanu jego realizacji, a wszystko to bez potrzeby wychodzenia z programu.

System pozwala na wprowadzanie do każdego towaru dowolnej ilości zamienników oraz symboli oryginalnych, zdjęć i opisów montażu, marek-modeli-typów samochodów, do których pasują części. Towar można identyfikować wykorzystując system kodów kreskowych. System umożliwia również korzystanie ze zintegrowanego modułu obsługi warsztatu z możliwością przygotowania kosztorysu naprawy pojazdu oraz pełnego rozliczenia mechaników.

Logowanie do terminala

Kolejny funkcjonujący moduł odpowiadający za składanie zamówień, umożliwia dokonywanie analizy transakcji każdego towaru, uwzględniając grupy rotacyjne, stany minimalne i maksymalne. Nie brakuje również automatycznego realizowania zamówień, np. na podstawie sprzedaży za dowolny okres.

System uwzględnia obsługę klienta, zapewniając precyzyjne ustalenie warunków sprzedaży. Pracownicy mogą definiować procentowe upusty od ceny sprzedaży lub narzut do ceny zakupu dla każdego klienta na każdą grupę towarową z osobna. Istnieje także opcja przypisywania klientowi warunków sprzedaży innego klienta oraz wykorzystywania cen specjalnych. Wszystkie te ustalenia można na bieżąco kontrolować, sprawdzając czy zachowana jest minimalna marża.

Moduł rozrachunki z kolei umożliwia stałą kontrolę odroczonych płatności, przypominanie klientom o zaległościach oraz naliczanie karnych odsetek. W sytuacji, gdy płatność klienta staje się przeterminowana, system może automatycznie zablokować mu sprzedaż. Program zapewnia również korzystanie z terminala zamówień, który można przekazać odbiorcom do składania bezpośrednich zamówień przez Internet. Klienci mają możliwość przeglądania na swoich komputerach aktualnego stanu magazynu dostawcy, tworzenia rezerwacji towaru oraz zablokowania dla siebie potrzebnej ilości. Rezerwacje te mogą być automatycznie przesyłane do wydania z magazynu i wysłania lub zawiezienia do klienta.

Terminal Hurtowni MOTPOL

Towar Hurtowni znajdować się może w dowolnym miejscu magazynu. Ten z kolei można podzielić na dowolną ilość sektorów, regałów i półek. Istnieje opcja tworzenia osobnych lokalizacji dla ilości paletowych, towarów szybko rotujących lub wielkowymiarowych. System zapewnia współpracę z taśmociągami do transportowania skrzynek oraz zarządzanie pracownikami magazynu poprzez stałą kontrolę efektywności ich pracy oraz możliwość przesuwania pomiędzy sektorami, jeżeli istnieje taka potrzeba.

Rezultaty wdrożenia. Opis planów na przyszłość

Funkcjonujący system, który dzięki PO IG 8.2 został wzbogacony o nowe funkcjonalności, w pełni realizuje założone cele Hurtowni Motoryzacyjnej MOTPOL. Na tym etapie działalności, system, który posiadamy, w zupełności nam wystarcza. Spełnił on nadzieje, które w nim pokładaliśmy, więc nie mamy w planach jego dalszego rozwoju – mówi pan Zdzisław Walter. Znając jednak możliwości, których dostarczają nowoczesnej rozwiązania informatyczne, właściciel spółki nie ukrywa, że chętnie wdrożyłby kolejne systemy IT, jeśli tylko pojawiłaby się możliwość dofinansowania tego rodzaju inwestycji.