Współfinansowanie działań EDIH

Zmiany składu konsorcjum, zmiany partnerów będą wymagały również zgody Ministerstwa Rozwoju i Technologii, które prowadziło etap prekwalifikacji.

Zmiany, które dotyczą usług, wskaźników, kwot, itd., muszą zostać w pierwszej kolejności zaakceptowane przez Komisję Europejską.

Najlepsze rozwiązanie to takie, gdy EDIH wprowadzi zmiany do Grant Agreement, przed złożeniem aplikacji do PARP w ramach FENG lub co najmniej przed zawarciem umowy. Jednak nawet po podpisaniu umowy, jest możliwość wprowadzania zmian.

O koszty pośrednie (7%) można wnioskować już w pierwszym wniosku o płatność, ponieważ będą się odnosić do wydatków bezpośrednich, które zostaną wykazane w tym wniosku. W sytuacji, gdy zatwierdzona zostanie niższa kwota wydatków kwalifikowalnych niż deklarowana przez Beneficjenta, wówczas wartość 7% kosztów pośrednich będzie liczona od zatwierdzonej kwoty wydatków bezpośrednich na poziomie danego wniosku.

Składając wniosek o płatność, EDIH przedstawia koszty rzeczywiście poniesione w danym okresie sprawozdawczym i dolicza 7% tych kosztów. Obliczone w ten sposób koszty traktowane są jako wydatki poniesione. Koszty pośrednie są rozliczane metodami uproszczonymi. Tutaj nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie. W przypadku uznania części wydatków za niekwalifikowalne, koszty pośrednie nadal będą stanowiły 7% kwoty wydatków, uznanych za kwalifikowalne. Koszty pośrednie (7%) także muszą zostać wytransferowane do MŚP.

Tak. Płatności z wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych mogą być dokonywane wyłącznie na wydatki kwalifikowalne w ramach projektu. W przypadku poniesienia przez EDIH wydatków kwalifikowalnych ze środków własnych, EDIH jest uprawniony do przekazania ze środków zaliczki kwot odpowiadających dofinansowaniu poniesionych kosztów kwalifikowanych. Wydatki należy przedstawić jako kwalifikowalne w prawidłowej proporcji do rozliczenia.

Środki trwałe będą rozliczane według faktycznie poniesionych wydatków. Muszą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz przedstawione do rozliczenia ze wskazaniem proporcji korzystania w ramach usług MŚP i innych (np. JST, jeżeli dotyczy).

Postęp finansowy powinien się zbiegać z postępem rzeczowym. Usługi dla MŚP, które mają być świadczone w dłuższym terminie, powinny być podzielone na etapy (konieczne odpowiednie zapisy w umowie z MŚP).

Jeżeli usługa będzie podzielona na etapy i kolejne etapy będą wynikać z umowy z MŚP, to PARP będzie rozliczać koszty na bieżąco. PARP nie planuje rozliczać usług jedynie po ich zakończeniu, jednak przedstawiona przez EDIH dokumentacja powinna takie etapowe rozliczanie uzasadniać.

Beneficjent (lider/partnerzy) może ponosić koszty ze środków własnych, jednak w momencie ich przedstawienia do rozliczenia musi zostać zachowany podział 50%/50% z FENG i DEP (dotyczy kosztów wyłącznie w zakresie MŚP).

W celu zachowania płynności wydatków EDIH, kwalifikowalność jest rozważana na moment ich rozliczania, a nie na moment ich poniesienia. Podczas składania wniosków o rozliczenie poniesionych kosztów, koszty muszą być zaksięgowane zgodnie z podziałem 50/50 (przy założeniu, że z usług korzystają wyłącznie MŚP).

W ramach jednego wniosku o płatność Beneficjent może wnioskować o rozliczenie zaliczki, refundację i kolejną transzę zaliczki. Rozliczenie zaliczki następuje poprzez rozliczenie kosztów rzeczywistych bądź ich zwrot. Łączna kwota dofinansowania w formie zaliczki nie może przekroczyć 90% dofinansowania. Należy rozważnie podzielić wnioskowane transze zaliczki, aby móc je rozliczyć. Jeżeli jakaś kwota zaliczki nie zostanie rozliczona, EDIH będzie musiał dokonać zwrotu nierozliczonej zaliczki, zaś ta kwota pomniejszy pulę dostępnej zaliczki (nie wraca do puli zaliczki dostępnej dla EDIH).
Należy wnioskować o takie kwoty zaliczki, które są możliwe do rozliczenia w okresie sprawozdawczym.

Mówiąc o dofinansowaniu mamy na myśli jedynie wydatki kwalifikowalne, a w przypadku, gdy Beneficjent może odzyskać VAT jest on wydatkiem niekwalifikowalnym i jest ponoszony poza DEP i FENG.

Granicę pomiędzy budżetem FENG i FERC ustala EDIH, który dokonuje podziału usług między JST a MŚP.

Zamówienia powinny być sumowane w ramach podmiotu Zamawiającego.