Nie każda nowinka jest innowacją

Wstęp

Sztuczna inteligencja, roboty współpracujące, cyfrowe bliźniaki, Internet Rzeczy czy rozszerzona rzeczywistość coraz częściej pojawiają się w rozmowach o rozwoju przedsiębiorstw. Dostęp do nowych rozwiązań jest łatwiejszy niż jeszcze kilka lat temu, a firmy mogą testować technologie, które wcześniej były dostępne głównie dla dużych organizacji. Wraz z tymi możliwościami pojawia się jednak presja, aby stale wdrażać coś nowego.

Zakup nowoczesnego systemu czy urządzenia nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorstwo stało się bardziej innowacyjne. O wartości rozwiązania decyduje przede wszystkim to, czy odpowiada ono na rzeczywistą potrzebę firmy i czy przynosi zauważalną poprawę. Dlatego zamiast zaczynać od pytania „Jaką technologię powinniśmy wdrożyć?” lepiej najpierw zastanowić się, co właściwie chcemy dzięki niej zmienić.

Nowe nie zawsze znaczy potrzebne

Nowe technologie przyciągają uwagę. Gdy o sztucznej inteligencji, robotyzacji czy cyfrowych bliźniakach zaczyna mówić cała branża, przedsiębiorcy naturalnie zastanawiają się, czy podobne rozwiązania powinny pojawić się również w ich firmach. Problem zaczyna się wtedy gdy, najpierw wybierana jest technologia, a dopiero później poszukuje się dla niej zastosowania.  

Przedsiębiorstwo może na przykład zdecydować, że chce „wdrożyć AI”, chociaż nie określono jeszcze, w jakim procesie miałoby ono pomóc. Firma produkcyjna może zainteresować się robotem współpracującym po prezentacji na targach, mimo że nie przeanalizowała wcześniej stanowisk, na których wdrożenie miałoby ekonomiczne uzasadnienie. W obu przypadkach punkt wyjścia stanowi technologia, a nie potrzeba przedsiębiorstwa.

Znacznie więcej można dowiedzieć się, przyglądając się codziennej pracy. Być może pracownicy tracą kilka godzin tygodniowo na przepisywanie danych, przygotowanie raportu trwa zbyt długo albo awarie jednej maszyny regularnie opóźniają realizację zamówień. Dopiero po nazwaniu takiego problemu można szukać rozwiązania, które rzeczywiście pomoże go ograniczyć.

Innowacja powinna przynosić konkretną zmianę

O innowacyjności łatwo mówić przez pryzmat samej technologii. Dla przedsiębiorstwa ważniejsze powinno być jednak to, co zmieniło się po jej zastosowaniu. Jeżeli nowe rozwiązanie skróciło czas przygotowania zamówienia, zmniejszyło liczbę pomyłek, ograniczono zużycie materiału albo pozwoliło wcześniej wykrywać awarię, jego wpływ można zauważyć i zmierzyć.

Nie musi przy tym chodzić o spektakularne projekty. W małym przedsiębiorstwie większą wartość może przynieść większą wartość może przynieść automatyczne przeniesienie danych z formularza zamówienia do systemu sprzedażowego niż kosztowny projekt wykorzystujący najbardziej zaawansowane rozwiązania AI. Jeżeli prosta automatyzacja jest wykonywana kilkaset razy w miesiącu, oszczędność czasu w skali roku może być znacząca.

Innowacja nie zawsze oznacza więc technologiczną rewolucję. Czasami jest nią niewielka zmiana wprowadzona w odpowiednim miejscu, która rozwiązuje problem występujący w firmie od lat.

„Konkurencja już to ma” to za mało

Obserwowanie konkurencji może być dobrym źródłem wiedzy o kierunkach rozwoju branży, ale kopiowanie jej inwestycji technologicznych nie gwarantuje potrzebnych rezultatów. Dwie firmy oferujące podobne produkty mogą różnić się skalą działalności, sposobem organizacji produkcji, liczbą zamówień, kompetencjami pracowników czy wykorzystanymi systemami.

Jeżeli konkurent wdrożył robota, nie oznacza to, że podobna inwestycja będzie opłacalna w każdym zakładzie. Tak samo wykorzystanie AI w obsłudze klienta będzie miało inne znaczenie dla firmy otrzymującej kilkanaście zapytań tygodniowo, a inne dla przedsiębiorstwa obsługującego ich kilka tysięcy. Technologia powinna być dopasowana do warunków, w których ma pracować.

Dla MŚP ma to szczególne znaczenia, ponieważ nietrafiona inwestycja może mocno obciążyć budżet. Decyzja podjęta wyłącznie dlatego, że podobne rozwiązanie pojawiło się u konkurencji, nie zastąpi analizy własnych potrzeb.

Najpierw przyjrzyj się procesowi

Zanim firma rozpocznie poszukiwanie technologii, warto przeanalizować proces, który ma zastać usprawniony. Trzeba sprawdzić, które czynności zajmują najwięcej czasu, gdzie najczęściej pojawiają się błędy, w którym miejscu tworzą się opóźnienia oraz jakie informacje są potrzebne pracownikom do wykonania zadania.

Może się wtedy okazać, że problem nie wynika z braku technologii. Jeżeli dokument przechodzi przez kilka niepotrzebnych etapów akceptacji albo pracownicy wielokrotnie wprowadzają te same informacje, zakup kolejnego systemu może jedynie przenieść istniejący bałagan do środowiska cyfrowego. Najpierw warto więc uprościć sposób działania, a dopiero później zdecydować, które jego elementy powinny zostać zdigitalizowane lub zautomatyzowane.

Takie podejście pozwala również uniknąć sytuacji, w której firma inwestuje w rozbudowany system, w której firma inwestuje w rozbudowany system, a po kilku miesiącach wykorzystuje jedynie niewielką część jego możliwości. Technologia powinna wspierać dobrze zaprojektowany proces, a nie maskować jego problemy.

Zanim kupisz, policz problem

Przed rozmową o cenie nowego rozwiązania dobrze jest oszacować koszt obecnego sposobu działania. Załóżmy, że pięciu pracowników codziennie poświęca po 30 minut na ręczne przenoszenie danych pomiędzy systemami. W ciągu jednego dnia daje to dwie i pół godziny, a w skali miesiąca kilkadziesiąt godzin pracy.

Takie obliczenie daje punkt odniesienia do oceny inwestycji. Można porównać koszt automatyzacji z czasem, który uda się dzięki niej odzyskać. Podobne podejście można zastosować w przypadku braków produkcyjnych, reklamacji, awarii, przestojów, zużycia energii czy opóźnień w realizacji zamówień.

Im dokładniej przedsiębiorstwo zna sytuację przed wdrożeniem, tym łatwiej później ocenić jego rezultat. Bez danych dotyczących stanu początkowego nawet udany technicznie projekt trudno jednoznacznie ocenić pod względem biznesowym.

Najbardziej rozbudowane rozwiązania nie zawsze są najlepsze

System oferujący dziesiątki funkcji może wyglądać atrakcyjnie podczas prezentacji, ale nie oznacza to, że wszystkie będą potrzebne. Po kilku miesiącach użytkowania może się okazać, że pracownicy korzystają tylko z niewielkiej części możliwości, a firma ponosi koszty utrzymania rozwiązania znacznie bardziej rozbudowanego, niż wymaga tego jej działalność.

Przy wyborze technologii warto więc sprawdzić, czego przedsiębiorstwo rzeczywiście potrzebuje dzisiaj, a czego może potrzebować w przyszłości. Znacznie ma możliwość integracji z posiadanymi systemami, skalowania rozwiązanie wraz z rozwojem firmy oraz dostępu do danych w przypadku zmiany dostawcy.

Trzeba też patrzeć szerzej niż na samą cenę zakupu. Koszt inwestycji może obejmować konfigurację, integrację, migrację danych, szkolenia, serwis, licencje oraz czas potrzebny pracownikom na zmianę sposobu pracy. Dopiero zestawienie tych kosztów z możliwymi korzyściami daje pełniejszy obraz opłacalności projektu.

Zamiast dużego wdrożenia – test w rzeczywistych warunkach

Nie zawsze można przewidzieć, czy wybrana technologia sprawdzi się w konkretnym przedsiębiorstwie. Prezentacja dostawcy pokazuje możliwości rozwiązania, ale nie odtwarzania wszystkich warunków, w których później będą pracować użytkownicy. Dlatego przed większą inwestycją dobrym rozwiązaniem może być pilotaż obejmujący jedno stanowisko, proces, dział lub niewielką grupę pracowników.

Firma zainteresowana wykorzystaniem AI do przygotowania ofert może przez kilka tygodni porównywać czas pracy oraz jakość dokumentów utworzonych tradycyjnie i z wykorzystaniem nowego narzędzia. Przedsiębiorstwo produkcyjne rozważające monitorowanie maszyn może natomiast rozpocząć od urządzenia, którego awarie powodują największe problemy.

Po zakończeniu pilotażu nie wystarczy stwierdzić, że system działa zgodnie z założeniami technicznymi. Trzeba sprawdzić, czy rzeczywiście zmienił sposób realizacji procesu i czy osiągnięta poprawa uzasadnia dalszą inwestycję. Jeżeli rezultat jest niewielki, rezygnacja z projektu może być lepszą decyzją niż jego kontynuowanie tylko dlatego, że poniesione już pierwsze koszty,

Sukces wdrożenia trzeba umieć zmierzyć

Uruchomienie systemu, zakup urządzenia czy przeszkolenie pracowników nie świadczą jeszcze o sukcesie projektu. Jeżeli inwestycja miała skrócić czas realizacji zamówienia, trzeba sprawdzić, czy rzeczywiście tak się stało. Jeżeli celem było ograniczenie braków produkcyjnych, warto porównać ich liczbę przed wdrożeniem i po nim.

Mierniki powinny wynikać z problemu, który firma chciała rozwiązać. W jednym przypadku będzie to czas, w innym koszt, liczba błędów, zużycie materiałów, długość przestojów lub terminowość realizacji zleceń. Nie ma jednego zestawu wskaźników odpowiedniego dla każdego projektu.

Takie podejście pozwala oddzielać efekt nowości od rzeczywistych rezultatów. Nowe narzędzie może początkowo wzbudzić zainteresowanie zespołu, ale dopiero obserwacja wyników po kilku tygodniach lub miesiącach pokaże, czy rzeczywiście usprawniono pracę.

Warto zapytać pracowników

Osoby wykonujące dany proces często jako pierwsze potrafią wskazać miejsca, które wymagają poprawy. Wiedzą, które informacje trzeba przepisywać kilka raz, gdzie najczęściej powstają pomyłki i które czynności zabierają nieproporcjonalnie dużo czasu. Te problemy nie zawsze są widoczne z perspektywy osób zarządzających przedsiębiorstwem.

Włączenie pracowników w wybór i testowanie technologii zwiększa również szansą, że rozwiązanie będzie później wykorzystywane. System niedopasowany do codziennej pracy może zastać uznany za dodatkowy obowiązek, a pracownicy zaczną tworzyć własne sposoby jego omijania. Wtedy nawet poprawne technicznie wdrożenie nie przyniesie zakładanych rezultatów.

Rozmowa z zespołem może również doprowadzić do wniosku, że nowa technologia wcale nie jest potrzebna. Czasami wystarczy zmiana organizacji pracy albo wykorzystanie funkcji systemu, za który przedsiębiorstwo już płaci.

Kiedy lepiej zrezygnować z technologii?

Nie każda analiza musi zakończyć się zakupem. Jeżeli rozwiązanie nie odpowiada na istotny problem, jego utrzymanie będzie droższe od możliwych oszczędności albo firma nie posiada zasobów potrzebnych do jego wykorzystania, rezygnacja z inwestycji może być rozsądną decyzją.

Podobnie jest wtedy, gdy technologia wymaga danych, których przedsiębiorstwo nie gromadzi lub których jakość jest zbyt niska. Zamiast rozpoczynać kosztowne wdrożenie, można najpierw uporządkować dane procesy lub sposób zarządzania informacją. Do projektu technologicznego można wrócić później, gdy firma będzie lepiej przygotowana.

Świadoma cyfryzacja polega również na umiejętności powiedzenia „nie”. Firma nie musi wdrażać rozwiązania tylko dlatego, że jest nowe, popularne albo wykorzystuje je konkurencja.

Podsumowanie

Nie każda nowinka technologiczna jest innowacją. O jej wartości dla przedsiębiorstwa nie decyduje stopień zaawansowania, lecz zmiana, którą pozwala osiągnąć. Czasami będzie to wykorzystanie sztucznej inteligencji lub robotyzacji, a czasami prosty cyfrowy formularz zastępujący papierowy dokument.

Przed rozpoczęciem inwestycji warto więc dobrze poznać problem, sprawdzić obecny sposób realizacji procesu, rekrutacji oszacować jego koszty i określić oczekiwany rezultat. Następnie można przetestować rozwiązanie na niewielką skalę i porównać wyniki z sytuacją sprzed wdrożenia.

Firma nie staje się innowacyjna dlatego, że korzysta z najnowszych technologii. Innowacja pojawia się wtedy, gdy technologia pomaga pracować sprawniej, ograniczać problemy lub utworzyć wartość, której wcześniej nie było.