Praca zdalna – zmiany w związku z nowelizacją Kodeksu pracy

Wraz z rozwojem technologii i możliwości pracy online, zdalne wykonywanie obowiązków służbowych stało się coraz bardziej popularne. Do upowszechnienia tej formy pracy przyczyniła się pandemia COVID-19, kiedy wszyscy przedsiębiorcy musieli dostosować swoje działania do wymagań sanitarnych i społecznych. Ustawodawca, przyglądając się zmianom na rynku pracy, uznał, że dotychczasowe regulacje znajdujące się w Kodeksie pracy dotyczące możliwości świadczenia pracy na odległość, są niewystarczające i niezbędne jest wprowadzenie sprecyzowanej i obszerniejszej regulacji w przedmiocie pracy zdalnej. Efektem tych działań było uchwalenie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw, która wprowadza do Kodeksu pracy oddzielny rozdział dotyczący pracy zdalnej.

Nowe przepisy – od kiedy?

Większość przepisów wprowadzonych ww. ustawą weszła w życie w terminie 14 dni od jej ogłoszenia. Oznacza to, że obowiązują one w porządku prawnym od dnia 21 lutego 2023 r. Na przepisy dotyczące pracy zdalnej nałożono jednak dłuższe vacatio legis, dzięki czemu wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od ogłoszenia ustawy, tj. w dniu 7 kwietnia 2023 r. Odroczenie terminu obowiązywania regulacji ma na celu umożliwienie pracodawcom dostosowanie się do nowych wymogów nałożonych przez ustawę.

Telepraca a praca zdalna

Z dniem wejścia w życie przepisów regulujących pracę zdalną uchylony zostanie rozdział Kodeksu pracy dotyczący zatrudniania pracowników w formie telepracy. Ustawodawca nie zdecydował się na dostosowanie dotychczasowych przepisów w tym obszarze do zmieniających się realiów świadczenia pracy na odległość. Uznał, że bardziej efektywnym będzie zdefiniowanie pracy zdalnej od podstaw, przy czym część rozwiązań prawnych normujących telepracę, zostało przejęte do kodeksowych uregulowań dotyczących pracy zdalnej.

Zdezaktualizowaniu uległo zatem pojęcie telepracy, które zastąpiła nowa, szersza definicja pracy zdalnej, zawarta w art. 67¹⁸ znowelizowanego Kodeksu pracy. Stanowi ona, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rozkładając wskazaną definicje na części, warto zwrócić uwagę na fakt, że ustawodawca nie tylko zaakcentował jako sposób świadczenia pracy wykorzystanie środków porozumiewania się na odległość (cecha swoista) oraz umożliwił zarówno częściowe jak i pełne świadczenie pracy na nowych zasadach. Położył bowiem także nacisk na miejsce świadczenia pracy w formie zdalnej – ma być ono każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Pozbawiło to pracownika dowolności w wyborze miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz swobody zmiany tego miejsca bez konsultacji z pracodawcą. Dodatkowo, porównując definicję pracy zdalnej z dotychczasową definicją telepracy, wyłania się intencja ustawodawcy uelastycznienia wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Zrezygnowano z wymogu regularności pracy we wskazanej formie oraz odstąpiono od konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Obecnie pracodawca na poziomie wewnętrznych aktów prawnych ma możliwość uregulowania sposobu zapoznawania się z wynikami pracy pracownika oraz ustalania sposobu porozumiewania się z pracownikiem, z wykorzystaniem, poza środkami komunikacji elektronicznej, również innych środków porozumiewania się na odległość, tj. telefon, fax lub inne.

Wprowadzenie pracy zdalnej

Praca zdalna może być wprowadzona w dwojaki sposób. Po pierwsze, już przy zawieraniu umowy o pracę, strony mogą postanowić, że praca będzie świadczona w sposób zdalny i wtedy w celu zmiany warunków wykonywania pracy na pracę stacjonarną, niezbędne jest porozumienie pracownika i pracodawcy lub wypowiedzenie warunków pracy na zasadach ogólnych. Po drugie, praca zdalna może być wprowadzona w trakcie trwania zatrudnienia i w tym przypadku przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy przewidują kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej oraz umożliwienia stronom powrotu do wykonywania pracy stacjonarnie.

Oczywiście praca zdalna może być wprowadzona w każdym czasie wskutek porozumienia pracodawcy i pracownika, jednak ustawodawca przewidział sytuacje, w których możliwe jest wystąpienie z wiążącą inicjatywą wykonywania pracy zdalnej zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Pracodawca jest zatem uprawniony do wydania polecenia pracy w formie zdalnej w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. pożar, powódź).

Jednak możliwość wydania wiążącego polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę uwarunkowana jest uprzednim złożeniem przez pracownika oświadczenia potwierdzającego, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Co istotne, pracownik ma możliwość zaktualizowania swojego oświadczenia wskutek zmiany jego warunków do świadczenia pracy zdalnej w każdym czasie. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca również z własnej inicjatywy może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie. O powrocie do świadczenia pracy w formie stacjonarnej musi zawiadomić pracownika, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Kto może zawnioskować o pracę zdalną?

Zgodnie z nowymi przepisami pewne grupy pracowników mogą złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną. Należą do nich m.in.:

• pracownice w ciąży;
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownicy sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności;
• część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy (art. 142¹ 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy).

Wskazane grupy zostały wyłonione w szczególności przez pryzmat ułatwienia pracownikom łączenia obowiązków rodzicielskich i opiekuńczych z zawodowymi, co wpisuje się w stałą tendencję zmian w przepisach prawa pracy. Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku tylko w przypadku, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, o czym jest zobowiązany poinformować pracownika ze wskazaniem przyczyny odmowy w terminie 7 dni od wpłynięcia wniosku.

Podsumowując – zarówno pracodawca, jak i pracownik w określonych sytuacjach mogą wystąpić z wnioskiem o świadczenie pracy w formie zdalnej. W obu przypadkach wymagana jest jednak pochodna „zgody” drugiej strony, wyrażająca się ze strony pracownika złożeniem oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych, a ze strony pracodawcy – brakiem blokowania wniosku poprzez powoływanie się na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Rezygnacja z pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej wprowadzonej w trakcie zatrudnienia każda ze stron stosunku pracy ma prawo zrezygnować z wykonywania pracy w tej formie. W tym celu powinna wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Termin powrotu strony ustalają wspólnie, jednak nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Kto nie może pracować zdalnie?

Mając na względzie fakt, że nie każdy rodzaj pracy może być bezpiecznie wykonywany poza zakładem pracy, ustawodawca wprost wyłączył spod możliwości wykonywania pracy zdalnej określone rodzaje prac. Ze względu na szczególne obowiązki pracodawcy, nałożone odrębnymi przepisami prawa, dotyczące szeroko pojętego reżimu sanitarnego oraz zapewnienia bezpieczeństwa, zaliczył do nich:

• prace szczególnie niebezpiecznie;
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach bhp;
• prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• prace powodujące intensywne brudzenie.

Nowe obowiązki pracodawców

W związku z wprowadzeniem przepisów o pracy zdalnej ustawodawca nałożył na pracodawcę szereg nowych obowiązków. Pozostają one takie same bez względu na to, kto wystąpił o wykonywanie pracy w formie zdalnej. Nie ma więc znaczenia, czy zostało to ustalone na podstawie polecenia pracodawcy, czy też wniosku pracownika.

Pracodawca, który chce, aby jego pracownicy mogli korzystać z pracy zdalnej, ma obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy. Określa się je w porozumieniu zawieranym między nim a zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu pomiędzy nim a tymi organizacjami. Ustawa przewiduje szczegółową procedurę zawierania porozumienia przy udziale związków zawodowych. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, pracodawca określa te zasady w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

Wykonanie pracy zdalnej jest dopuszczalne również wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo wydany regulamin pracy zdanej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca powinien wówczas przekazać wszystkie zasady wykonywania pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w takiej formie przez pracownika

Kodeks pracy wskazuje co dokładnie ma określić pracodawca w związku z pracą zdalną. Są to:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady zwracania kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
• zasady kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy;
• w niektórych przypadkach – określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną. 

Nowe przepisy nałożyły na pracodawcę również obowiązki związane z pokrywaniem kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W ustawie nie określono jednak dokładnie, w jaki sposób ma to nastąpić. Pracodawca sam powinien określić zasady, którymi będzie się kierował przy zwracaniu kosztów pracy zdalnej. 

Pracodawca został zatem zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej zawartym z pracownikiem, poleceniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej. 

Pracodawca może ponadto ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę. Za wykorzystanie tych narzędzi i materiałów pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  W przypadku kwoty ryczałtu pracodawca bierze pod uwagę przewidywane narzędzia i materiały pracy oraz deklarowaną przez pracownika liczbę godzin pracy zdalnej, jednak nie ma wymogu uzgodnienia jego wysokości pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania innych kosztów pracy, niż niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, może to jednak zrobić na podstawie porozumienia, polecenia lub regulaminu pracy zdalnej. Jest to zależne od jego dobrej woli. Pracodawca ma obowiązek stosowania raz ustanowionych przez siebie zasad, a ich zmiany może dokonać jedynie zgodnie z przepisami w drodze zmiany porozumienia, polecenia lub regulaminu.

Zakaz dyskryminacji

Na pracodawcę został nałożony również zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy. Ponadto pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

BHP

Pracodawca nie został zwolniony z obowiązków zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną.  Kodeks pracy przewiduje jednak wyłączenia niektórych przepisów ze względu na rodzaj oraz specyfikę pracy. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca został także zobowiązany do określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia pracowników w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z ww. procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Ustawa nie daje jednak dalszych wskazówek w zakresie procedur ochrony danych osobowych. Ich ustanowienie będzie zależne od zakresu obowiązującej Polityki Ochrony Danych Osobowych u pracodawcy. Jeżeli tego rodzaju zapisy są już w niej zamieszczone, wystarczające będzie sporządzenie wyciągu lub przypomnienie pracownikom obowiązujących już procedur. Jeżeli natomiast zakres ten nie jest wystarczająco uregulowany, pracodawca będzie musiał sporządzić dokumentację i przedstawić ją pracownikom.

Obowiązki pracownika

Nowelizacja nakłada również pewne obowiązki na pracownika. Przede wszystkim pracownik powinien wskazać pracodawcy miejsce pracy zdalnej i uzyskać jego zgodę na świadczenie pracy w tym miejscu. Pracownik jest również obowiązany zapewnić sobie odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i oświadczyć to pracodawcy. Oświadczenie takie nastąpi odpowiednio we wniosku o pracę zdalną lub w oświadczeniu poprzedzającym wydanie polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę. Pracownik organizuje swoje stanowisko pracy zdalnej uwzględniając wymagania ergonomii. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik powinien również złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Pracownik ma także obowiązek wraz z pracodawcą przekazać sobie nawzajem informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.

Należy pamiętać, że poza powyższymi obowiązkami, pracownicy zdalni mają obowiązek podporządkowania się zasadom wynikającym z regulaminu pracy zdalnej, polecenia, porozumienia czy ustalonym przy zawieraniu umowy o pracę. Będzie się to wiązać m.in. z poddaniem kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Podsumowanie

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy należy ocenić pozytywnie. Jakkolwiek regulacja ustawowa nie odpowiada na wszystkie rodzące się pytania, np. w zakresie zwrotu kosztów, to w kolejnych miesiącach zostaną zapewne wypracowane pewne ścieżki, które ułatwią zaimplementowanie regulacji na szeroką skalę.

Malwina Rączka

radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński Sp. k. we Wrocławiu, od 5 lat członek OIRP we Wrocławiu. Zajmuje się doradztwem prawnym przedsiębiorcom w obszarze prawa cywilnego oraz gospodarczego, ze szczególnym uwzględnieniem prawa pracy. Na bieżąco śledzi zmiany przepisów prawa i angażuje się w prowadzenie szkoleń, mających na celu informowanie o konieczności wprowadzania reform w organizacjach.

Anna Kałużna

radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński Sp. k. we Wrocławiu, od 7 lat członek OIRP we Wrocławiu. Zajmuje się obsługą prawną przedsiębiorców w zakresie prawa gospodarczego, zamówień publicznych, prawa pracy i ochrony danych osobowych. Od 5 lat jest także zaangażowana w obsługę prawną gmin i ich jednostek.