Pakiet ViDA, czyli zmiany w VAT dostosowujące podatek do ery cyfrowej

8 grudnia 2022 r. Komisja Europejska opublikowała propozycję zmian mających na celu m. in. dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej – tzw. pakiet „VAT in the Digital Age” (ViDA). Przewiduje on wprowadzenie:

• dyrektywy Rady zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do przepisów VAT stosowanych w epoce cyfrowej,
• rozporządzenia Rady zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do ustaleń dotyczących współpracy administracyjnej w dziedzinie VAT niezbędnych w epoce cyfrowej oraz
• rozporządzenia wykonawczego Rady zmieniającego rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do wymogów informacyjnych dotyczących niektórych procedur VAT. Projektowane zmiany zmierzają przede wszystkim w kierunku modernizacji obowiązków sprawozdawczych VAT i fakturowania, dostosowania rozliczeń VAT do nowych wyzwań rynkowych oraz dalszego uszczelniania unijnego systemu VAT.

Wejście w życie proponowanych zmian jest przewidywane na okres 2024–2028 r. Będzie to proces stopniowy i dotknie większość podatników VAT.

Czego dotyczą zmiany?

Najistotniejsze zmiany w ramach pakietu ViDA dotyczą: 

• modernizacji zasad sprawozdawczości VAT w celu dostosowania ich do wyzwań charakterystycznych dla epoki cyfrowej,
• wprowadzenia nowych obowiązków podatkowych nałożonych na platformy cyfrowe oraz
• koncepcji pojedynczej rejestracji na potrzeby rozliczeń VAT ( Single VAT Registration – SVR), w ramach której udoskonalone i rozwinięte zostaną istniejące systemy punktów kompleksowej obsługi (ang. One Stop Shop – OSS), punktów kompleksowej obsługi importu (ang. Import One Stop Shop – IOSS) i odwrotnego obciążenia.

Pakiet ViDA w istotny sposób modyfikuje dotychczasowe obowiązki podatników w zakresie raportowania transakcji na gruncie VAT oraz wprowadza duże zmiany w zakresie rozliczania VAT przez podmioty zajmujące się handlem międzynarodowym, w tym za pośrednictwem platform cyfrowych. W związku z tym warto zapoznać się z projektowanymi zmianami, aby w odpowiednim czasie podjąć działania umożliwiające należyte przygotowanie się do nich.

W niniejszym artykule przedstawiamy podstawowe założenia najważniejszych zmian wprowadzanych w ramach pakietu ViDA.

Modernizacja zasad sprawozdawczości VAT

Modernizacja zasad sprawozdawczości VAT będzie dotyczyła w szczególności wprowadzenia obowiązku stosowania fakturowania elektronicznego oraz raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych w formacie elektronicznym w czasie rzeczywistym. Wymogi sprawozdawczości cyfrowej będą mogły być również stosowane do raportowania transakcji krajowych.

Obowiązek stosowania faktur elektronicznych

Aktualnie podatnicy mogą dokumentować dokonywane przez siebie transakcje zarówno fakturami papierowymi, jak i elektronicznymi. Obie formy są traktowane równorzędnie. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga jednak akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza to, że w przypadku, gdy dany odbiorca nie zaakceptuje wystawiania na jego rzecz faktur elektronicznych, konieczne jest dokumentowanie wykonywanych na jego rzecz dostaw i usług fakturami papierowymi.

Zgodnie z projektem zmian w ramach pakietu ViDA, ten stan rzeczy ma się zmienić. Domyślnym systemem wystawiania faktur stanie się fakturowanie elektroniczne (w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym), które nie będzie uzależnione od zgody odbiorcy. Od 1 stycznia 2024 r. państwa członkowskie będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. Natomiast począwszy od 2028 r. obowiązek stosowania faktur elektronicznych będzie dotyczył wszystkich podatników. Wystawianie faktur papierowych będzie możliwe tylko w sytuacjach, w których państwa członkowskie na nie zezwolą. Zezwolenie takie nie będzie mogło jednak dotyczyć transakcji, które podlegają wykazaniu w informacjach podsumowujących, tj. w szczególności wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów oraz świadczenia usług na rzecz podmiotów zagranicznych, objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia. Te transakcje obowiązkowo będą musiały być fakturowane elektronicznie.

Co więcej od 1 stycznia 2028 r. faktury elektroniczne będą musiały zawierać dodatkowe elementy, tj. w szczególności identyfikator rachunku bankowego, na którym zostanie zaksięgowana płatność za fakturę oraz uzgodnione daty i kwoty każdej płatności związanej z konkretną transakcją. Od tej daty nie będzie również możliwe wystawianie zbiorczych faktur korygujących.

Wymogi w zakresie sprawozdawczości cyfrowej dla transakcji wewnątrzwspólnotowych

Od 2028 r. przestaną istnieć informacje podsumowujące, które – w ocenie Komisji – są przestarzałe i nieodpowiednie do celów gospodarki cyfrowej.  Zamiast ich składania, podatnicy będą zobowiązani spełniać wymogi w zakresie sprawozdawczości cyfrowej dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Ma to pozwolić na szybsze dostarczanie informacji dotyczących poszczególnych transakcji, przy jednoczesnym zapewnieniu ich wyższej jakości.

Wymogi w zakresie sprawozdawczości cyfrowej dla transakcji wewnątrzwspólnotowych obejmą te same transakcje, których aktualnie dotyczą informacje podsumowujące, z wyjątkiem magazynów typu call-off stock, które przestaną istnieć. Ponadto, w wymogach w zakresie sprawozdawczości cyfrowej będą uwzględniane również dostawy towarów i świadczenie usług podlegające mechanizmowi odwrotnego obciążenia.

Informacje przekazywane zgodnie z wymogami sprawozdawczości cyfrowej będą obejmować dane dotyczące poszczególnych transakcji, nie zaś – jak w przypadku informacji podsumowujących – jedynie dane zagregowane dla każdego podatnika. Zasadniczo będą to te same dane, które obecnie należy przekazywać w ramach informacji podsumowujących. Dodano jednak nowe pola, aby poprawić wykrywanie oszustw. Te nowe pola to:

• numer pierwotnej faktury w przypadku faktury korygującej, wskazanie rachunku bankowego, na którym zostanie zaksięgowana płatność za fakturę, oraz
• uzgodnione terminy zapłaty kwoty transakcji.

Termin przekazania tych danych – zgodnie z koncepcją przekazywania informacji w czasie rzeczywistym – będzie wynosił dwa dni robocze od wystawienia faktury lub od dnia, w którym faktura powinna była zostać wystawiona (w przypadku, gdy podatnik nie dopełnił obowiązku wystawienia faktury). Z kolei termin wystawiania faktur w odniesieniu do tych transakcji będzie wynosił 2 dni robocze od zaistnienia zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego.

Przekazywanie danych będzie następowało drogą elektroniczną.

Wymogi w zakresie sprawozdawczości cyfrowej dla transakcji krajowych

Oprócz zastąpienia informacji podsumowujących nowym systemem sprawozdawczości cyfrowej w odniesieniu do transakcji wewnątrzwspólnotowych, projektowane w ramach pakietu ViDA zmiany mają na celu harmonizację istniejących i przyszłych systemów sprawozdawczości dotyczących odpłatnych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych na terytorium jednego państwa członkowskiego. Systemy te będą podobne do systemu sprawozdawczości cyfrowej opracowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Ma to uprościć przestrzeganie przepisów przez podatników, którzy będą mogli przedstawiać dane wymagane zarówno w przypadku transakcji krajowych, jak i wewnątrzwspólnotowych we wspólnym formacie w każdym państwie członkowskim.

Wprawdzie wprowadzenie systemu sprawozdawczości dla dostaw towarów i świadczenia usług między podatnikami stanowi możliwość, a nie obowiązek w poszczególnych państwach członkowskich, to jednak – jeżeli one na to się zdecydują – system taki będzie musiał mieć cechy określone w Dyrektywie.

W jaki sposób przekazywane będą informacje?

Podatnicy będą zobowiązani do przekazywania informacji, zgodnie z wymogami sprawozdawczości cyfrowej, władzom podatkowym swojego państwa członkowskiego UE. Każde państwo członkowskie będzie zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego kanału transmisji danych.

Z kolei dane gromadzone w ramach nowych wymogów w zakresie sprawozdawczości cyfrowej będą przekazywane między państwami członkowskimi UE za pośrednictwem nowego centralnego systemu VIES – tj. systemu zarządzanego przez komisję Europejską, którego główną funkcją będzie przechowywanie, sprawdzanie krzyżowe, agregowanie oraz przetwarzanie otrzymywanych informacji.

Nowy system ma umożliwić dostarczanie informacji państwom członkowskim w czasie niemal rzeczywistym. W tym celu państwa członkowskie będą zobowiązane do dokonywania wszelkich niezbędnych aktualizacji i przyjmowania środków mających na celu zapewnienie aktualności, kompletności i dokładności danych w tym systemie. Dodatkowo, informacje będą musiały być wprowadzane do systemu bez zbędnej zwłoki.

Przekazywane w ramach centralnego systemu VIES informacje mają być jednak ograniczone do wewnątrzwspólnotowych transakcji między przedsiębiorstwami i nie mają obejmować transakcji między przedsiębiorcami a konsumentami.

Nowe obowiązki dla platform cyfrowych

W lipcu 2021 r., w ramach pakietu e-commerce, na platformy cyfrowe, za pośrednictwem których sprzedawcy oferują swoje towary lub usługi innym podmiotom, nałożony został obowiązek rozliczania VAT od niektórych dostaw ułatwianych przez te platformy. Obowiązek ten aktualnie dotyczy następujących dostaw dokonywanych na rzecz konsumentów:

• sprzedaży na odległość towarów importowanych spoza UE (SOTI) w paczkach o wartości mniejszej niż 150 euro, dokonywanej zarówno przez dostawców z UE jak i spoza UE,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) dokonywanej przez sprzedawców spoza UE oraz
• dostaw krajowych towarów dokonywanych przez sprzedawców spoza UE.

W tych sytuacjach przyjęty został model „podmiotów uznawanych za dostawcę”, tj. fikcja prawna, w której platforma traktowana jest tak jakby najpierw nabyła towar od właściwego dostawcy, a następnie odsprzedała go na rzecz właściwego nabywcy.

Popularność platform cyfrowych ciągle rośnie. W związku z tym w ramach pakietu ViDA proponowane są środki mające na celu jeszcze dalej idącą koncentrację obowiązków rozliczania VAT przez platformy cyfrowe. Należą do nich w szczególności:

• rozszerzenie zakresu transakcji, do których rozliczania zobowiązane zostaną platformy cyfrowe oraz
• rozszerzenie zakresu ewidencji prowadzonych przez platformy.

Rozszerzenie zakresu transakcji, do których rozliczania zobowiązane zostaną platformy cyfrowe

Od 1 stycznia 2025 r. model „podmiotów uznawanych za dostawcę” ma znajdować zastosowanie również do realizowanych za pomocą platform cyfrowych:

• usług krótkoterminowego zakwaterowania oraz usług transportu pasażerskiego – w przypadkach, gdy usługodawcą jest podmiot niemający obowiązku rozliczania VAT od tych transakcji (tj. m. in. osoba prywatna lub małe przedsiębiorstwo objęte zwolnieniem podmiotowym z VAT);
• wszystkich dostaw towarów na terytorium UE ułatwianych przez platformę cyfrową, niezależnie od miejsca siedziby właściwego dostawcy i statusu nabywcy – z wyłączeniem platform cyfrowych działających tylko w jednym państwie członkowskim UE i ułatwiających dostawy tylko na terytorium tego państwa UE;
• przemieszczeń własnych towarów między krajami UE na potrzeby działalności prowadzonej za pośrednictwem platformy.

W tych wszystkich przypadkach platforma będzie naliczać i rozliczać VAT od właściwej sprzedaży.

Objęcie usług krótkoterminowego zakwaterowania oraz usług transportu pasażerskiego modelem podmiotów uznawanych za dostawcę pozwoli przede wszystkim na zapewnienie równych warunków działania między osobami prywatnymi i małymi przedsiębiorstwami objętymi zwolnieniem z VAT, oferującymi ww. usługi za pośrednictwem platform, a innymi tradycyjnymi sprzedawcami będącymi czynnymi podatnikami VAT (np. hotelami czy firmami taksówkarskimi). W przypadkach gdy właściwy usługodawca nie ma obowiązku naliczania VAT, to platforma będzie naliczać i rozliczać VAT od właściwej sprzedaży.

Projektowane zmiany przyczynią się również do ułatwienia poboru VAT m. in. w przypadkach, w których właściwy sprzedawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w państwie, w którym VAT jest należny. Pozwoli to także na uniknięcie obowiązku rejestracji sprzedawców na potrzeby VAT w innych państwach.

Ewidencje prowadzone przez platformę

Ponadto – oprócz transakcji objętych modelem podmiotów uznawanych za dostawcę – platforma będzie również zobowiązana do prowadzenia ewidencji dotyczącej świadczenia za jej pośrednictwem usług krótkoterminowego najmu lokali mieszkalnych oraz usług przewozu osób w sytuacjach, w których usługi te nie będą objęte modelem podmiotów uznawanych za dostawcę (tj. gdy będą świadczone za jej pośrednictwem przez przedsiębiorców).  

Ewidencja ta będzie udostępniana drogą elektroniczną zainteresowanym państwom członkowskim na ich wniosek.

Zmiany w tym zakresie mają w założeniu przyczynić się do zwiększenia skuteczności zwalczania oszustw.

Pojedyncza rejestracja VAT (SVR)

W ramach pakietu e-commerce wdrożono procedury One Stop Shop (OSS) – tj. punkt kompleksowej obsługi dostaw dla konsumentów w UE oraz Import One Stop Shop (IOSS) – tj. punkt kompleksowej obsługi importu małych paczek towarów konsumpcyjnych (o wartości nieprzekraczającej 150 EUR). Procedury te umożliwiają rozliczanie VAT z tytułu sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej z innego kraju UE w jednym państwie (tj. państwie członkowskim identyfikacji), bez konieczności rejestrowania się na potrzeby VAT we wszystkich państwach, w których nabywcy posiadają siedzibę lub miejsce zamieszkania (tj. w państwach członkowskich konsumpcji).

Wprowadzenie powyższych procedur w znaczny sposób zmniejszyło obciążenia związane z koniecznością rejestracji przedsiębiorców we wszystkich państwach członkowskich, w których miejsce zamieszkania mają odbiorcy oferowanych przez nich towarów lub usług. Jednakże nadal istnieje wiele rodzajów transakcji o charakterze transgranicznym, które nie są objęte żadną z tych procedur uproszczonych i podlegają w związku z tym uciążliwym wymogom w zakresie rozliczania VAT w innych państwach.

W związku z powyższym – celem dalszego uproszczenia rozliczeń podatników prowadzących działalność na obszarze różnych państw członkowskich – zgodnie z pakietem ViDA ma nastąpić dalsze rozszerzenie koncepcji pojedynczej rejestracji VAT. Zmiany w tym obszarze mają zacząć obowiązywać w głównej mierze od 2025 r.

Rozwiązania zapewniające możliwość pojedynczej rejestracji VAT

Celem ograniczenia do minimum przypadków, w których podatnik jest zobowiązany do rejestracji na potrzeby VAT w innych państwach członkowskich, pakiet ViDA przewiduje:

• rozszerzenie procedury szczególnej One Stop Shop na dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, które podlegają opodatkowaniu w ramach procedury szczególnej „VAT marża”, a także na przemieszczenie towarów własnych między państwami członkowskimi (z wyłączeniem dóbr inwestycyjnych i towarów, w przypadku których podatnik nie ma pełnego prawa do odliczenia VAT);
• rozszerzenie nieunijnej procedury OSS na świadczenie usług przez przedsiębiorstwa spoza UE na rzecz wszystkich osób niebędących podatnikami, nawet jeśli nie mają one stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu w państwie UE (oczywiście obowiązki podatkowe w tym zakresie będą mogły spoczywać na tych przedsiębiorcach jedynie w sytuacji, w której miejsce świadczenia usług będzie zlokalizowane na terenie UE);
• nałożenie na państwa członkowskie UE obowiązku akceptacji stosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia w przypadku, gdy dostawca, który nie ma siedziby dla celów VAT w państwie członkowskim, w którym VAT jest należny, dokonuje dostaw towarów na rzecz osoby zarejestrowanej na potrzeby VAT w tym państwie członkowskim;
• wprowadzenie obowiązku rozliczania VAT przez platformy cyfrowe w procedurze IOSS dla transakcji sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI).

Likwidacja magazynów call-off stock

W związku z tym, że nowa uproszczona procedura OSS będzie obejmowała również transgraniczne przemieszczanie towarów, które obecnie objęte jest procedurą magazynu typu call-off stock, uproszczenia dla transakcji z wykorzystaniem ww. magazynów przestaną istnieć.

Datą graniczną, po której nie będzie można dokonywać żadnych nowych przemieszczeń w ramach procedury magazynów call-off stock będzie 31 grudnia 2024 r. Natomiast procedury wszczęte do tej daty, będą mogły zostać zakończone w ciągu 12-miesięcznego okresu. Przepisy w tym zakresie przestaną obowiązywać z końcem grudnia 2025 r.

Monika Bilska

doradca podatkowy z Sendero Tax & Legal