Pomiń nawigację

28 października 2022 r.

Usługi rozwojowe w firmie: proces, nie event

Dbałość o doskonalenie wiedzy pracowników, kadry zarządzającej to świetne lekarstwo na wiele przypadłości trapiących przedsiębiorstwa. Jednak, jak w przypadku każdego leku, trzeba wiedzieć który specyfik jest dobry, kiedy i w jakiej dawce go przyjmować. Nigdy nie należy też zapominać, że zarówno profilaktyka jak i leczenie to proces a nie jednorazowe działanie.

Eksperci przekonują, że dla wdrażania usług rozwojowych w firmie nie ma nieodpowiedniego czasu, gorszej koniunktury gospodarczej, zbyt małego przedsiębiorstwa. Przyznają też, że szefowie firm częściej deklarują świadomość wagi szkoleń w przedsiębiorstwie, dużo rzadziej rzeczywiście potrafią zadbać o rozwojowe potrzeby swoich kadr; od lat niemal połowa pracowników ma poczucie, że ich potrzeby rozwojowe nie są zaspokojone.

Usługi rozwojowe to inwestycja. Dobra firma szkoleniowa, odpowiedni trenerzy, materiały do nauki, czasem także nowoczesne narzędzia wykorzystywane podczas kursów, szkoleń – to wszystko kosztuje niemało. Warto do tej inwestycji podejść z takim samym przekonaniem i przygotowaniem, jak do zakupu nowego, drogiego urządzenia czy do decyzji o rozbudowie firmy. Przemyślany dobór usług rozwojowych, jak nowa aparatura, nowa hala, pozwoli nabrać organizacji jeszcze więcej wiatru w żagle.

Na rozwój zawsze jest dobry czas

Monika Ziaja, konsultant zajmujący się optymalizacją procesów zarządzania ludźmi w organizacji, jest przekonana, że przedsiębiorstwo na każdym etapie rozwoju i w każdej sytuacji gospodarczej powinno inwestować w usługi rozwojowe. Zaznacza przy tym, że konieczne jest jednak realne traktowanie ich jako inwestycji, a nie wydarzenia rozrywkowo-dydaktycznego.
– W wielu przedsiębiorstwach sukces i przewaga konkurencyjna zależą od skuteczności pracy ludzi, więc musimy zadbać o to, by mieli oni niezbędne narzędzia do realizacji stojących przed nimi celów – mówi.

Elżbieta Drozdowska, People & Site Manager, ROCKWOOL GBS / Digital przypomina, że po to by adaptować się do rynku, zmieniać, rosnąć, robić rzeczy nowe lub lepiej niż do tej pory, firmy potrzebują przygotowanych pracowników. – Pracując w branży IT doskonale wiem, jak szybko zmienia się środowisko technologiczne. Stworzenie pracownikom warunków do rozwoju jest zadaniem firmy i menedżera.  Sam rozwój rozumiany jako zaplanowana droga ku celowi i praca, która jest potrzebna by ją pokonać - to zadania pracownika, przy wsparciu menedżera – mówi.
Najczęściej potrzeby rozwojowe załogi ocenia menedżer.  – W bardziej świadomych zespołach i przy dobrze zaprojektowanych narzędziach badania potrzeb w organizacji mogą dokonywać sami pracownicy, coraz częściej takiej analizy dokonują wewnętrzni HRBP (HR Business Partner), a jeśli organizacja posiada dobrych trenerów wewnętrznych, to również ich można skierować do takiego zadania – wyjaśnia Ziaja. Wiele organizacji korzysta z zewnętrznej oceny dokonanej przez klientów, a także tajemniczego klienta. – Mniej znane a skuteczne metody to wynajęcie konsultanta SEB, który może zaprojektować system do badania potrzeb rozwojowych i zarządzania projektami rozwojowymi, względnie trenera HRDBP (Human Resources Development Business Partner), który powinien posiadać narzędzia i umiejętności do badania potrzeb. Można też skorzystać z firmy brokerskiej, która powinna dokonać badania potrzeb a następnie przedstawić oferty kilku wykonawców – podpowiada ekspertka.

 Przede wszystkim analiza potrzeb

Elżbieta Drozdowska przyznaje, że firma stawiająca na rozwój pracowników musi pamiętać, by był to rozwój długofalowy.  – Optymalny, długofalowy rozwój to uczenie się w pracy przy realizacji zadań, projektów, przekazywanie wiedzy między pracownikami, inspirowanie się nawzajem, dzielenie się swoimi punktami widzenia, zapraszanie do dyskusji o rozwiązaniach, dawanie dostępu do platform ze szkoleniami i podcastami. Obok tego wszystkiego jest planowanie warsztatów i szkoleń, które nauczą nowych, potrzebnych firmie umiejętności, lub te posiadanie już podniosą na wyższy czy aktualniejszy poziom – wyjaśnia.

Cały proces szkoleniowy składa się z kilku elementów: to analiza potrzeb rozwojowych, odpowiedni dobór usług rozwojowych, realizacja szkolenia, kursu oraz ocena efektywności zamówionych i przeprowadzonych usług. Po tym następuje jeszcze wdrożenie nowych umiejętności na stanowisku pracy.  Monika Ziaja wskazuje na kluczowe znaczenie rzetelnej, opartej na celach biznesowych oceny potrzeb rozwojowych. – Warto ją przeprowadzać cyklicznie, ale również reagować na pojawiające się potrzeby ważne i pilne. Dość dynamicznie zmieniająca się sytuacja gospodarcza, z pewnością wpłynie na pojawianie się w organizacjach wielu zmian i problemów, które to będą wymagały przygotowania pracowników, aby mogli się z nimi skutecznie zmierzyć – mówi.

Według ekspertki w identyfikacji potrzeb rozwojowych należy diagnozować potrzeby wynikające z:

  • Problemu w organizacji, który chcemy rozwiązać
  • Zmian w organizacji, do których chcemy przygotować pracowników lub wesprzeć ich w ich wdrażaniu.
  • Usprawnień, które potrzebujemy i planujemy wdrożyć
  • Adaptacji pracowników do nowego stanowiska czy też nowych zadań
  • Innowacji, którą chcemy stworzyć lub wdrożyć
  • Rozwoju talentów, które będziemy mogli wykorzystać w organizacji
  • Konieczności przygotowania rezerwy kadrowej

Ziaja podpowiada przy tym, że kluczem do trafnej diagnozy są dobrze zadane pytania. – Zamiast pytać: "z czego chcesz szkolenie?" zapytajmy: "jakie umiejętności potrzebujesz rozwinąć, abyś łatwiej, szybciej osiągnął postawione przed tobą cele?". Zamiast: "ilu ludzi przeszkolimy w tym roku?" warto pytać, jak będziemy wspierać realizację celów biznesowych poprzez działania rozwojowe – mówi Ziaja.

Ekspertka zachęca też do zainteresowania się możliwością wdrożenia w organizacji modelu HPI (Human Performance Improvement), zakładającego systemową identyfikację i eliminację barier utrudniających pracownikom efektywne wykonywanie pracy.

Jest tak, jak było

Pytana o to, jak wygląda, jak zmienia się świadomość menedżerów i właścicieli firm w kwestii konieczności doskonalenia załogi Monika Ziaja ocenia, że zmiany zachodzą "zaskakująco powoli".   – Choć na poziomie deklaracji często słyszymy, że szkolenia są ważne, to w praktyce wygląda na to, że są ważne, ponieważ ludzie narzekają, gdy ich nie ma – mówi.  Że sytuacja nie jest najlepsza potwierdzić mogą przywołane przez eksperta ZZL, prezesa Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner Grzegorza Filipowicza wyniki badań Experience Institute, zbieranych w ramach programu Inwestor w Kapitał Ludzki. – Tylko 50% pracowników polskich organizacji odpowiada pozytywnie na pytanie: "czy w pracy mam możliwość rozwoju moich kompetencji?". Odsetek ten rośnie do 66% dla firm prowadzących świadomą politykę zarządzania kapitałem ludzkim; najlepsze firmy dochodzą do pułapu 90% pozytywnych odpowiedzi. Co ciekawe, jeśli sięgniemy do danych historycznych, to niemal podobnie wyglądało to niemal ćwierć wieku temu – mówi ekspert.  Jak dodaje warto zastanowić się nad tym, jak można interpretować te dane. – Być może możliwości rozwoju są takie same teraz jak było to ćwierć wieku temu? Może poziom oczekiwań samych pracowników wzrósł i mimo wielu działań ze strony firmy bilans porównania oczekiwań do wprowadzanych działań wypada podobnie? Niezależnie od tego, w którą stronę idziemy, niemal połowa pracowników nadal ma poczucie, że ich potrzeby rozwojowe nie są zaspokojone – wskazuje Filipowicz.  Prezes Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner wyjaśnia, że przytoczone wyniki badań potwierdzają tylko, że organizacje powinny nieustannie szukać sposobów na bieżące analizowanie potrzeb i oczekiwań rozwojowych pracowników. Muszą też umieć dobierać narzędzia pozwalające zaspakajać te potrzeby.

(Raczej) nikt nie rodzi się liderem

Magdalena Wojtkowiak jest trenerem biznesu i właścicielką firmy szkoleniowej. Wskazuje przykłady organizacji, które dynamicznie się rozwijają, powiększają swoje kadry, które dbają o to, by najlepsi pracownicy awansowali, jednocześnie zmagają się z problemami, których przyczyn nie są w stanie zidentyfikować. Ich źródłem może być właśnie brak odpowiedniej dbałości o rozwój kompetencji zespołu.

– Wiele przedsiębiorstw w Polsce zmaga się z podobnymi problemami: unikaniem odpowiedzialności i niskim zaangażowaniem ze strony pracowników, niedomówieniami i spięciami w komunikacji, chaosem w organizacji pracy, przez który czas jest przepalany na niepotrzebne rzeczy lub naprawianie pomyłek, czy zwiększoną rotacją pracowników. Jeżeli firma rozwija się dynamicznie od 10, 15, 25 lat i zatrudnia coraz więcej pracowników to prawdopodobnie osoby, które zaczynały w niej od samego początku, awansowały na stanowiska kierownicze. Te osoby są najczęściej świetnymi specjalistami i zostały wybrane na liderów właśnie ze względu na swoje umiejętności. Nie oznacza to jednak, że potrafią dobrze kierować zespołem – mówi.  Ekspertka podkreśla, że nie rozwijając tych osób, nie inwestując w ich kompetencje liderskie, firma samoistnie doprowadza się do sytuacji, w której źle zarządzane zespoły będą przynosić straty.

– Lider, który awansował z zespołu produkcyjnego i zna się na maszynach, bądź menedżer, który został wyłoniony z zespołu sprzedażowego, nadal zajmuje się klientami i ofertami, czuje się wciąż specjalistą. Nie buduje strategii zespołu, nie rozwija go, a często też nie potrafi udzielać informacji zwrotnych pracownikom lub delegować zadań. Po prostu nie ma takich kompetencji, przez co pojawiają się wspomniane wcześniej problemy – wyjaśnia Magdalena Wojtkowiak. Zdaniem ekspertki, jeśli firma chce postawić na długofalowy rozwój, warto zacząć od kadry menedżerskiej – dobrze wyszkoleni liderzy zadbają również o rozwój swoich pracowników; będą wiedzieć, jak analizować ich potrzeby oraz potencjał.

Monika Ziaja podkreśla z kolei, że przy wdrażaniu usług rozwojowych w firmie na pierwszy ogień powinni pójść… szefowie. – Chyba nie znam trenera, który nie usłyszał na szkoleniu od uczestników: a będziecie tego uczyć naszego szefa? Każdy kto stoi przed zmianą, nowym zadaniem powinien zastanowić się czy ma wystarczające kompetencje by temu sprostać i jeśli czas, finanse i inne czynniki pozwalają - rozwijać się. Zdarza się jednak, że lepiej pewne kompetencje "pożyczyć" czyli zatrudnić konsultantów, facylitatorów, interim menedżerów czy doradców – mówi.

Czekanie to nie sposób

A może szef firmy powinien po prostu wsłuchiwać się w głos załogi, reagować na przypadki, gdy to pracownik prosi o kurs doskonalący jego umiejętności?   Eksperci nie mają wątpliwości: to absolutnie zbyt mało! – Czekanie aż pracownik sam przyjdzie i poprosi o szkolenie to sposób wygodny, ale bardzo nieskuteczny. Menedżer czy przedsiębiorca powinien wiedzieć, że zaledwie niewielki procent ludzi odczuwa potrzebę rozwoju. To obowiązkiem lidera jest rozwijać pracowników – wyjaśnia Magdalena Wojtkowiak. Jak dodaje odkrywanie potrzeb szkoleniowych załogi to nie wróżenie z kuli - obecnie dostępne metody pozwalają realnie mierzyć i oceniać zarówno kompetencje twarde, jak i miękkie. – Aby zweryfikować potrzeby szkoleniowe, można przeprowadzić analizę, badanie, względnie warsztat z wykorzystaniem narzędzi development center – podpowiada.  

Monika Ziaja przyznaje, że własna inicjatywa pracowników jest ważna i nie powinno się jej lekceważyć. –  Zadbajmy o to by w systemie identyfikacji była sekcja, w której to pracownik wskazuje, jakie jego kompetencje wymagają rozwoju i jaką korzyść to dla organizacji przyniesie, jeśli taki rozwój sfinansujemy. Jednocześnie zachęcam do edukowania pracowników jakie są dostępne metody rozwojowe – mówi.

Pytana o to, czy usługi rozwojowe można dobrać niewłaściwie, można przeinwestować, "przeciążyć rozwojowo" pracowników Ziaja wskazuje, że szkolenia, które odbywają się w organizacji, ponieważ "to się przyda" lub "bo to ciekawy temat" z dużym prawdopodobieństwem (i poza pewnymi wyjątkami) są niepotrzebne.

– Planowanie rozwoju pracowników powinno zawierać Analizę Uwarunkowań Skutecznego Szkolenia/Uczenia, w której oczywiście zawarte są kwestie organizacyjne – czas na uczestnictwo i wdrożenie kompetencji. Jeśli wyślemy pracowników na kilka szkoleń i do tego w ich "wysokim sezonie", może okazać się, że wiodącym efektem będzie ich duża frustracja – mówi.

Nie wystarczy wyszkolić

Wykonanie usługi rozwojowej nie kończy procesu szkoleniowego w organizacji.  Magdalena Wojtkowiak podkreśla, że należy jeszcze zweryfikować efekty. –  Szkolenie czy warsztat ma za zadanie zwrócić uwagę pracowników na pewne kwestie, dostarczyć im wiedzy oraz metod, które mogą wykorzystać i pozwolić na przetestowanie i zweryfikowanie swoich umiejętności – wyjaśnia. Kolejnym krokiem po przeprowadzonym kursie bądź szkoleniu powinno być wdrożenie nowych rozwiązań, świeżo nabytej wiedzy, nowych umiejętności.  – Ten etap może trwać równie dobrze miesiąc, jak i rok. Bez praktyki i aktywnego stosowania zdobytej wiedzy, efektów nigdy nie będzie – zaznacza ekspertka.

Osobą odpowiedzialną za ten etap może być szef firmy, mogą to być również liderzy bądź kierownicy, którzy będą obserwować efekty szkolenia w swoich zespołach. –  Częstą praktyką, która daje dobre rezultaty jest zaplanowanie "zadania domowego" po szkoleniu lub zorganizowanie follow-upu, na którym uczestnicy będą mogli przypomnieć sobie najważniejsze zagadnienia, będą też mogli zweryfikować postępy i omówić dodatkowe kwestie czy trudności, które pojawiły się na etapie wdrażania – mówi Wojtkowiak.

Monika Ziaja podkreśla, że aby działania rozwojowe były projektami rentownymi należy je traktować jak każdą inną inwestycję w organizacji. - Jeśli menedżerowie nie są zainteresowani efektami szkoleń, to ranga podjętych działań spada, spada również zaangażowanie pracowników i szanse na osiągnięcie zamierzonych celów. Menedżerowie muszą być świadomi po co ich pracownicy się szkolą i muszą wspierać pracowników we wdrożeniu nowo nabytych kompetencji na stanowisku pracy. W przeciwnym przypadku szkolenie nie da spodziewanych rezultatów, a pracownicy będą sfrustrowani tym, że stracili czas.

W nadchodzącym wielkimi krokami kryzysie w Polsce trafne inwestycje w rozwój pracowników będą miały jeszcze większe znaczenie – zaznacza. Właśnie dlatego tak istotną kwestią jest weryfikacja jakości i efektów poczynionej inwestycji.  

Magdalena Wojtkowiak przypomina, że potrzeba szkoleniowa zawsze zależy od celu, jaki pracownik, zespół czy firma chce osiągnąć; rozwój umiejętności pracowników ma pomóc realizować te cele. –  A ponieważ świadome firmy zawsze mają przed sobą cel, zawsze mają również potrzeby rozwojowe – podkreśla ekspertka.

 

Może Cię zainteresować

Opublikowano: 28.10.2022 13:48
Poprawiono: 16.11.2022 14:25
Modyfikujący: izabela_skolimowska
Udostępniający: Maria Piechocka
Autor dokumentów: