Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie

Zawieranie oraz rozwiązywanie wszelkiego rodzaju umów, jak również realizowanie obowiązków z nich wynikających, czy to uregulowanych w Kodeksie pracy, czy w Kodeksie cywilnym, jak również w innych ustawach, wymaga od podmiotów (stron takiej umowy) dopełnienia szeregu, niekiedy skomplikowanych i czasochłonnych czynności. Aby uprościć procedury zawierania niektórych umów oraz zminimalizowania formalności, stworzono Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie (dalej: Projekt ustawy). Zgodnie z jego treścią zleceniodawcy, rolnicy i osoby fizyczne będą mogły zawierać poszczególne umowy za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego, stosując podpis kwalifikowany bądź podpis osobisty. Co istotne, w Projekcie ustawy, w sposób enumeratywny zostały wyliczone umowy, które będą mogły zostać zawarte przez strony umowy poprzez wykorzystanie Systemu teleinformatycznego i zawartych w nim wzorów umów. Koniecznym jest dodanie, iż przy użyciu tego Systemu będzie istniała również możliwość rozwiązania takich umów oraz dokonywania innych czynności, niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. Tym samym w Projekcie ustawy został stworzony katalog zamkniętych umów, których zawarcie, rozwiązanie oraz wykonanie obowiązków z nich wynikających możliwe będzie przy wykorzystaniu Systemu teleinformatycznego. Należą do nich:

• umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, przy czym pracodawca lub zleceniodawca musi być mikroprzedsiębiorcą, rolnikiem lub osobą fizyczną (niebędącą przedsiębiorcą lub rolnikiem);
• umowa o świadczenie usług z nianią, przy założeniu, że jedną stroną takiej umowy są rodzice lub rodzic samotnie wychowujący dziecko oraz przy spełnieniu innych wymogów wskazanych w ww. Projekcie ustawy;
• umowa pomocy w zbiorach, przy założeniu, że jedną ze stron takiej umowy będzie rolnik.

Projekt zakłada, iż wprowadzony System teleinformatyczny, a dokładniej – możliwość zawierania umowy o pracę, zlecenie czy umów uaktywniających w formie elektronicznej, pozwoli podmiotom gospodarczym na sprawniejsze i efektywniejsze prowadzenie działalności, w tym działalności rolniczej. Niewątpliwie wykorzystanie  systemów  informatycznych i całkowite zautomatyzowanie ww. procesów umożliwi osiągnięcie tych celów, bez konieczności zmiany samych przepisów związanych z powierzaniem pracy.

Znaczenie proponowanych  rozwiązań  w obszarze rozliczeń z ZUS

Jak zostało wspomniane powyżej, Projekt ww. ustawy zakłada pewne rozwiązania, które mają na celu ułatwienie mikroprzedsiębiorcom, pracodawcom, zleceniodawcom, rolnikom, a także rodzicom zawieranie niektórych umów występujących w obrocie prawnym.

Warto wspomnieć, iż dzięki użyciu Systemu teleinformatycznego i przewidzianych w nim funkcji, podmioty, o których mowa powyżej, będą miały możliwość nie tylko zawarcia określonego rodzaju umów, ale również rejestracji takiej umowy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dalej „ZUS”), podpisywania elektronicznie ww. dokumentów i wysyłania ich elektronicznie. Istotnym jest w tym miejscu podkreślenie, iż projektowana ustawa przyczyni się do zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych związanych z licznymi obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy lub zatrudnianiu nowych pracowników. Co więcej pozwoli to na oszczędność czasu i środków finansowych, co finalnie może doprowadzić do zmniejszenia zatrudnienia w tzw. „szarej strefie”. Dzięki korzystaniu z Systemu teleinformatycznego w zakresie przewidzianym w ww. Projekcie ustawy ma dojść do zminimalizowania działalności w tzw. „szarej strefie” oraz umożliwienia ww. podmiotom zmniejszenia kosztów powierzenia pracy, bądź nawiązania stosunku prawnego. Warto w tym miejscu wskazać, iż zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statycznego w 2017 r. pracę bez zawarcia umowy najczęściej powierzano w branży ogrodniczej oraz rolniczej. Przyczyną tego był brak znajomości prawa lub formalizm związany z zawieraniem, realizacją oraz rozwiązywaniem umów. Kolejnymi takimi branżami były usługi budowlane oraz opieka nad dziećmi lub osobami starszymi. Nie powinien zatem dziwić fakt, iż w ww. Projekcie ustawy przewidziano ułatwienia dla mikroprzedsiębiorców, rolników i rodziców w zakresie zawierania umów niezbędnych w prowadzonej przez nich działalności gospodarczej i rolniczej. Nie sposób również pominąć faktu, iż rozwiązania przewidziane w projektowanej ustawie znacznie ułatwią ww. podmiotom dopełnienie wszelkich obowiązków wynikających z zawarcia umowy, a związanych z ZUS. Projekt ustawy reguluje bowiem problem zgłoszenia faktu zawarcia ww. umów do ZUS, obsługi korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego. System teleinformatyczny będzie również automatycznie generował deklaracje oraz niezbędne informacje do ZUS. Dzięki użyciu ww. Systemu będzie możliwym również wyliczenie i opłacenie składek i zaliczek podatkowych.

Kogo może to dotyczyć w szczególności?

Warto w tym miejscu rozważyć, kto w szczególności skorzysta na wprowadzeniu projektowanych przepisów. Przewidziane rozwiązania na pewno będą istotne dla mikroprzedsiębiorstw, osób fizycznych oraz rolników, którzy nie posiadają wiedzy prawniczej, co do wymogów prawa stawianych w zakresie zawierania umów oraz formalności związanych z realizacją praw i obowiązków wynikających z ich treści. Niewątpliwie zaproponowane rozwiązania mają na celu ułatwienie ww. podmiotom zawieranie różnego rodzaju umów, stanie się konkurencyjnym w obrocie gospodarczym, rozwój prowadzonej działalności.

Innym adresatem, dla którego proponowane rozwiązania wydają się być ważne, to cudzoziemcy, występujący jako druga strona umowy głównie w roli pracownika, zleceniobiorcy, niani, osoby której powierzono wykonanie prac rolnych, a których znajomość polskiego prawa jest na ogół na poziomie bardzo niskim. Aktualnie cudzoziemcy stanowią dużą grupę osób zatrudnianych w rolnictwie, na stanowiskach pomocniczych w branży budowniczej, jako opiekunki do osób starszych i dzieci. Jak wskazane zostało powyżej, ww. branże są najaktywniej działającymi w szarej strefie. Zatem, rozwiązania zaproponowane w Projekcie ustawy mogą doprowadzić do zmniejszenia skali nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce.

Rozbudowa systemu teleinformatycznego na portalu praca.gov.pl o nowe funkcjonalności

Zgodnie z założeniami ww. Projektu ustawy podmioty, o których mowa powyżej, będą miały możliwość zawarcia enumeratywnie wyliczonych umów oraz wykonania innych obowiązków z nich wynikających za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego, poprzez skorzystanie   z portalu praca.gov.pl. Co istotne, rozwiązania aktualnie zastosowane na ww. portalu nie pozwalają na realizację założeń przewidzianych w projektowanej ustawie, a co za tym idzie zachodzi  konieczność  dodania  na  nich  nowych  funkcjonalności. W związku z tym  przewiduje  się,  iż funkcjonalnościami, o które należy poszerzyć portal, są:

• dodanie funkcji udostępniania wzorów umów i innych dokumentów,
• umożliwienie zawierania umów, ich zmiany oraz rozwiązania,
• umożliwienie wyliczania wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi,
• prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracownika i całej dokumentacji pracowniczej oraz akt osób zatrudnionych w oparciu o inne umowy wskazane w projektowanej ustawie.

System teleinformatyczny będzie również rozszerzony o mechanizm powiadamiania (za pośrednictwem wiadomości sms lub e-mail) strony umowy o otrzymaniu w portalu nowych oświadczeń woli strony umowy, wypełnionych wnioskach czy innych złożonych dokumentach.

Ponadto przewiduje się, iż portal będzie zawierał funkcjonalności pozwalające na wystawianie świadectwa pracy oraz dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentów dotyczących zawieranej umowy, jak również funkcjonalności pozwalające  na  obliczenie  należności  podatkowych, przekazywanie do Urzędów Skarbowych informacji o zaliczkach i dochodach, a także obliczenie składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. Portal będzie również posiadał funkcjonalności pozwalające pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzicom przekazanie do Systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy lub niani, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo System umożliwi po utracie pracy przez pracownika kontakt w sposób elektroniczny z organem zatrudnienia. Co więcej System teleinformatyczny będzie informował strony umowy o warunkach korzystania z portalu, pracodawcę o jego obowiązkach wynikających z Kodeksu pracy, a osobę, z którą zostanie rozwiązana umowa, o możliwości pozyskania zasiłku dla bezrobotnych. Jak wynika z powyższego, portal będzie zatem pełnił również funkcję informacyjną w zakresie wykładni przepisów prawa. Warto w tym miejscu wskazać, że projektowana ustawa zakłada, iż może zajść konieczność rozbudowania Systemu teleinformatycznego o kolejne funkcjonalności. Uprawnienia w tym zakresie przyznane zostały Ministrowi właściwemu do spraw pracy, który będzie miał możliwość określenia nowych funkcjonalności Systemu w rozporządzeniu.

Gotowe wzory umów

Jak już zostało wspomniane, enumeratywnie wyliczone podmioty będą miały możliwość zawarcia za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o świadczenie usług i innych umów aktywizacyjnych oraz umów o pomocy przy zbiorach. Co więcej    kolejnym    ułatwieniem    dla    ww.    podmiotów    będzie    to,    iż do takiego systemu wprowadzone zostaną gotowe do wypełnienia wzory umów, co zapewni nie tylko ich sprawną dystrybucję, ale również ułatwi samym zainteresowanym ich zawarciem obsługę procesu, począwszy  od  zawarcia  umowy,  aż  do  jej  rozwiązania.  Wzory  umów, o których mowa powyżej, zostaną udostępnione w Systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw pracy. Co istotne, mając na uwadze poprawność opracowanych wzorów umów, koniecznym będzie uzgadnianie ich treści z właściwymi ministrami, tj. z ministrem sprawiedliwości oraz z ministrem właściwym do spraw rolnictwa, a także ministrem do spraw rodziny. Warto również dodać, iż w Systemie udostępnione zostaną wzory innych dokumentów w zakresie składania oświadczenia woli, czy też wniosków pracowniczych.

Zgodnie z założeniami Projektu umowy pracodawca, zleceniodawca, rodzice albo rolnik po wypełnieniu takiego gotowego wzoru umowy, przesyła ją do akceptacji oraz podpisania przez drugą stronę umowy. Udostępnienie w Systemie teleinformatycznym wzorów umów lub innych dokumentów, o których mowa powyżej, usprawni procedurę zawierania i rozwiązywania umów oraz wypełniania obowiązków z nich wynikających, a także sprawi, iż procedury te będą bardziej przyjazne i zrozumiałe dla poszczególnych podmiotów. Co więcej udostępnienie gotowych wzorów umów i innych dokumentów zagwarantuje pracownikom, zleceniobiorcom oraz pozostałym podmiotom umowy prawidłowość zawartych w nich postanowień.

Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów

W obrocie gospodarczym oraz polskim systemie prawnym do składania różnego rodzaju wniosków, jak również oświadczeń woli w formie elektronicznej, używany jest elektroniczny podpis kwalifikowany, który stanowi odpowiednik podpisu własnoręcznego. Podpisy te wywołują analogiczne skutki prawne. Elektroniczny podpis kwalifikowany wykorzystywany jest do załatwiania nie tylko spraw urzędowych, ale również podpisywania umów na odległość, w tym umów cywilno-prawnych, jak również innych dokumentów. W polskim systemie prawnym wykorzystywany jest również podpis zaufany oraz podpis osobisty, niemiej jednak co do zasady tylko i wyłącznie do załatwienia spraw urzędowych oraz procedur administracyjnych. Zarówno podpis zaufany jak i podpis osobisty są podpisami elektronicznymi. Celem krótkiego wyjaśnienia wskazać należy, iż podpis zaufany potwierdza tożsamość danego obywatela przy wykorzystaniu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Aby skorzystać z ww. opcji, wystarczającym jest posiadanie numeru telefonu bądź konta bankowego umożliwiającego korzystanie z bankowości elektronicznej. Obywatel nie musi posiadać jakichkolwiek dodatkowych narzędzi elektronicznych. Z kolei podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, w którym autentyczność danych posiadacza podpisu potwierdza specjalny certyfikat, znajdujący się w e-dowodzie za zgodą obywatela.

Co prawda podpis osobisty można wykorzystywać również w kontaktach z podmiotami innymi aniżeli publiczne,  jednak  jakiekolwiek  pismo  można  podpisać  w  ww.  sposób  tylko  i wyłącznie w sytuacji, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Zgodnie z treścią Projektu umowy rozszerzony zostanie zakres dokumentów, które będzie można podpisywać przy wykorzystywaniu podpisu zaufanego, jak również podpisu osobistego. Aktualnie, jak wskazane zostało powyżej, podpisy te wykorzystywane były głównie w celu załatwiania spraw urzędowych, administracyjnych. Projekt ustawy przewiduje, iż przy użyciu ww. podpisów możliwym będzie podpisywanie wszelkich dokumentów udostępnionych przez System teleinformatyczny, o których mowa w ww. dokumencie. Innymi słowami mówiąc, projektowane przepisy rozszerzają katalog podpisów (na podpis zaufany i podpis osobisty), których użycie będzie możliwe do zawarcia umów obsługiwanych w Systemie. Przyjęte rozwiązanie jest wynikiem coraz powszechniejszej digitalizacji usług oraz rozpowszechniania różnych dostępnych form podpisów elektronicznych.

Obowiązki pracodawcy, rolnika, rodziców oraz zleceniodawcy

Projekt ustawy to z jednej strony wprowadzenie licznych ułatwień dla pracodawców, zleceniodawców, rolników, a także rodziców w zakresie zawierania lub rozwiązywania poszczególnych umów i dokonywania ich zgłoszeń do ZUS, z drugiej zaś – nałożenie przez treść tego dokumentu na ww. podmioty pewnych obowiązków. Chodzi o załączenie cyfrowej wersji lub cyfrowego odwzorowania dokumentu wytworzonego poza Systemem teleinformatycznym. Zatem w sytuacji złożenia przez pracownika np. wniosku urlopowego w wersji papierowej, pracodawca będzie miał obowiązek stworzenia cyfrowego odwzorowania niniejszego dokumentu, w szczególności poprzez stworzenie skanu, a następnie wgrania go do Systemu teleinformatycznego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Warto w tym miejscu wskazać, iż w sytuacji podpisania umowy o pracę przy wykorzystaniu Systemu teleinformatycznego, wszelka dokumentacja danego pracownika będzie musiała znajdować się w przedmiotowym Systemie. Analogiczne obowiązki ciążą na pozostałych podmiotach, o których mowa powyżej. Ponadto ww. podmioty, a więc pracodawca, zleceniodawca, rodzice oraz rolnik zobowiązani będą do wprowadzenia   do   Systemu   teleinformatycznego   niezbędnych   danych,   wynikających   z odrębnych przepisów, a związanych z dokumentacją pracowniczą albo dokumentacją umowy, jak również danych niezbędnych do rozwiązania umowy, jak również wydania świadectwa pracy.

Co więcej na pracodawcę nałożony zostanie również obowiązek przekazania do Systemu informacji w zakresie konieczności dłuższego przechowywania dokumentacji pracowniczej  w sytuacji gdy dokumentacja ta może stanowić dowód w postępowaniu, gdy pracodawca jest jego stroną bądź pozyska wiedzę o takim postępowaniu.

Pozyskiwanie  danych  w  kontekście  przepisów  Kodeksu  cywilnego,  Kodeksu   pracy  i RODO

W pierwszej kolejności należy zauważyć, iż wskazany w projekcie ustawy zakres pozyskiwanych, a następnie przetwarzanych danych osobowych stanowi niewątpliwie niezbędne minimum umożliwiające kompleksową obsługę umów w Systemie teleinformatycznym. Zakres pozyskiwanych danych osobowych będzie analogiczny do tego, jaki występuje w przypadku zawierania poszczególnych umów w sposób tradycyjny (pisemny). Koniecznym jest w tym miejscu wskazanie, iż pozyskiwany zakres danych osobowych wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego, a także innych ustaw. Wszelkie pozyskane dane będą przechowywane w Systemie teleinformatycznym przez okres 10 lat. Przewiduje się, iż administratorem danych osobowych będzie Minister właściwy do spraw pracy. To on będzie osobą odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów prawa dotyczących i regulujących problematykę przetwarzania danych osobowych, określonych w prawie europejskim, jak również polskim.

Biorąc pod uwagę skalę oraz specyfikację zaproponowanych rozwiązań wydaje się, iż pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją zadań przewidzianych w projektowanej ustawie będzie rodzić niewielkie ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji dla podmiotów korzystających z Systemu teleinformatycznego. Warto też podkreślić, iż portal praca.gov.pl funkcjonuje od kilku lat, a do tej pory nie zaistniała sytuacja, w której doszłoby do wycieku danych osobowych, czy innych sytuacji, które naraziłyby podmioty korzystające na negatywne konsekwencje. Ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych oczywiście istnieje i w tym przypadku, ale bazując na dotychczasowych doświadczeniach uznać należy, iż jest ono niewielkie, a  pozyskiwane  i  przetwarzane  dane  osobowe  podmiotów  korzystających z   Systemu   teleinformatycznego   będą   w   dalszym   ciągu   odpowiednio   zabezpieczone  i przetwarzane.

Marlena Katarzyna Kot

adwokat, współwłaściciel Kancelarii Prawnej Morawiec&Kot sp. z o.o. sp. k., specjalizującej się w prawie cywilnym, gospodarczym, jak również prawie upadłościowym i prawie własności intelektualnej, a także współwłaściciel Spółki Kot sp. z o.o., specjalizującej się tłumaczeniami prawniczymi oraz szkoleniami prawniczymi.