Audyt funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych

Uprzejmie informujemy, że Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jako Administrator Bazy, w trosce o jakość świadczonych usług rozwojowych publikowanych na portalu https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl, dokonuje weryfikacji prawdziwości informacji zawartych w kartach podmiotu oraz spełniania określonych rozporządzeniem BUR wymagań przez podmioty zarejestrowane w Bazie (audyt funkcjonowania podmiotu w Bazie). Procesem audytu objęte zostaną podmioty, które uzyskały wpis do Bazy z możliwością świadczenia usług podlegających dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Począwszy od lipca 2020 r. audyty funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych będą prowadzone przez niezależne instytucje działające na zlecenie PARP, wybrane w drodze postępowania prawo zamówień publicznych. Audyty będą prowadzone w formach: stacjonarnej, zdalnej i mieszanej.

Podstawową formą działań audytowych jest audyt stacjonarny. W uzasadnionych przypadkach, związanych z trwającą pandemią COVID-19, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wprowadziła dodatkowo zdalną i mieszaną formę prowadzenia działań audytowych wobec podmiotów realizujących usługi w BUR.

Podstawa prawna prowadzenia audytów:

• 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1678; zwane dalej rozporządzeniem BUR);
• Rozdział 5 Załącznika nr 4 do Regulaminu Bazy Usług Rozwojowych (w brzmieniu aktualnym na dzień publikacji usługi).

Poufność informacji:

Wykonawca w postępowaniu przetargowym zagwarantował, że w zakresie realizacji umowy będzie posiadał:

1. mechanizmy kontrolne i narzędzia zapewniające bezstronność (obiektywizm), niezależność oraz poufność informacji zapewnianą przez Wykonawcę przy realizacji usługi,
2. mechanizmy kontrolne i narzędzia zapewniające unikanie konfliktu interesów Wykonawcy z podmiotami świadczącymi usługi rozwojowe,
3. metody zapewnienia i kontroli jakości realizacji audytów.

Na etapie realizacji umowy, PARP nadzoruje spełnianie wymogów bezstronności i niezależności Wykonawców / audytorów w stosunku do podmiotów poddanych audytowi oraz zobowiązuje ich do zachowania w poufności wszelkich danych i informacji, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności audytowych w tych podmiotach, pod groźbą kary pieniężnej lub odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy.

Treść oświadczenia o bezstronności dla Wykonawcy

Treść oświadczenia o bezstronności dla audytorów

Cel i założenia organizacyjne dot. prowadzonych audytów:

Celem prowadzonych audytów jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z wpisem do Bazy oraz wymagań jakościowych i innych, określonych treścią rozporządzenia BUR oraz Regulaminem Bazy, na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączonych w Bazie w wersji elektronicznej), dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych, oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usług rozwojowych (w przypadku wizytacji usługi rozwojowej), wywiadów z pracownikami podmiotu, trenerami oraz osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych. Działania audytowe prowadzone będą przede wszystkim w siedzibie podmiotu i co do zasady będą trwały 2 dni (każdy dzień po 8 godzin, dotyczy również formy zdalnej, mieszanej). W ramach audytu może zostać przeprowadzona również wizytacja usługi rozwojowej w miejscu jej realizacji lub zdalny monitoring usługi prowadzonej w formie zdalnej. O planowanym audycie podmiot zostanie poinformowany mailowo w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w terminie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed audytem. Korespondencja pomiędzy Wykonawcą i audytowanym podmiotem będzie prowadzona również w wersji elektronicznej, a dokumenty Wykonawcy będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poprawność podpisu jest możliwa do zweryfikowania z użyciem dostępnego bezpłatnie oprogramowania (np. Szafir, PEM-HEART SIGNATURE).

Audyt stacjonarny przeprowadzony zostanie w głównej siedzibie podmiotu (adres wskazany w Bazie Usług Rozwojowych). Za zgodą PARP, istnieje także możliwość przeprowadzenia audytu w innym wskazanym miejscu (dotyczy sytuacji, gdy większość niezbędnych do przeprowadzenia audytu dokumentów znajduje się poza siedzibą podmiotu).

Ewentualny audyt zdalny polega na badaniu wybranych przez audytorów, a przesłanych przez podmiot w bezpieczny sposób, przed rozpoczęciem audytu skanów dokumentów oraz przeprowadzeniu niezbędnej liczby wideo/ tele-konferencji zespołu audytorskiego z osobami uprawnionymi do reprezentowania podmiotu przeprowadzonych w czasie dwóch dni trwania audytu, a także na przeprowadzeniu zdalnego monitoringu usługi prowadzonej w formie zdalnej.

Ewentualny audyt mieszany składa się z części zdalnej i stacjonarnej. Audyt w formie mieszanej przeprowadza się w przypadku, gdy po części zdalnej audytu, zespół audytorski nie jest w stanie określić czy podmiot spełnia wymogi określone w rozporządzeniu BUR bądź wobec podmiotów, które nie prowadzą usług zdalnych. W przypadku braku możliwości wydania opinii zapewniającej, przeprowadza się w miejscu prowadzenia działalności podmiotu, jednodniową uzupełniającą wizytę audytową w celu uzyskania informacji niezbędnych do opracowania raportu z audytu bądź odbycia wizytacji usługi świadczonej stacjonarnie.

Należy pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem BUR „Podmiot (…) umożliwia przeprowadzenie przez Agencję lub upoważnione przez nią podmioty do weryfikacji, o której mowa w § 12, w miejscu świadczenia usługi oraz w swojej siedzibie”. Brak spełnienia tego wymogu może skutkować wykreśleniem podmiotu z Bazy Usług Rozwojowych.

Zakres prowadzonych audytów w podmiocie świadczącym usługi rozwojowe:

• posiadanie potencjału technicznego,
• posiadanie potencjału ekonomicznego,
• posiadanie potencjału kadrowego,
• przestrzegania zasad etyki zawodowej,
• posiadania systemu zapewnienia jakości usług,
• realizacja usług zgodnie ze standardem świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu BUR.

Przygotowanie do audytu:

Podczas audytu wymagane będzie wykazanie prawdziwości oświadczeń złożonych przez podmiot wraz z wnioskiem o wpis do Bazy oraz posiadanie wdrożonego systemu zarządzania jakością wraz z  potwierdzeniem świadczenia usług rozwojowych zgodnie z wymaganiami określonymi w  rozporządzeniu BUR. W tym celu podmiot powinien dokonać przeglądu dotychczasowego systemu zapewnienia jakości usług w swojej organizacji oraz upewnić się, że potrafi przedstawić audytorom dowody na jego funkcjonowanie zgodnie z określonymi kryteriami. W trakcie audytu wymagane będzie:

• zapewnienie obecności pracowników, którzy będą mogli udzielać informacji na temat procesów realizowanych w podmiocie;
• zapewnienie możliwości przeprowadzenia oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usługi rozwojowej;
• umożliwienie przeprowadzenia wywiadów/ rozmów zarówno z pracownikami pomiotu, trenerami, jak i z osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych;
• przygotowanie i okazanie oryginałów dokumentów potwierdzających brak zaległości z  tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zaświadczenia wydane przez odpowiedni ZUS/US, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed pierwszym dniem audytu);
• okazanie ważnego certyfikatu lub dokumentu poświadczającego udzielenie akredytacji potwierdzającego spełnienie wymogów jakościowych ustanowionych na potrzeby rejestracji w Bazie Usług Rozwojowych (jeśli dotyczy) lub uprawnienia wynikającego z przepisów prawa, o  których mowa w §7 ust. 5 pkt 1-8 rozporządzenia BUR (jeśli dotyczy);
• okazanie innych dokumentów na potwierdzenie spełnienia wymagań wynikających z  rozporządzenia BUR;
• w przypadku ewentualnego audytu zdalnego i mieszanego przekazanie – w ustalonym przez Wykonawcę terminie i w podany przez Wykonawcę bezpieczny sposób – skanów wyżej wymienionych dokumentów oraz przygotowanie do wideo/ tele-konferencji prowadzonych z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi informatycznych dla urządzeń stacjonarnych lub mobilnych (narzędzie do realizacji wideo/ tele-konferencji zostanie ustalone przez Wykonawcę z audytowanym podmiotem w korespondencji e-mailowej przed rozpoczęciem audytu).

W celu przygotowania się do audytu funkcjonowania podmiotu w Bazie rekomendujemy przeprowadzenie samooceny zgodnie z podanym w arkuszu zakresem audytu.