Pomoc

Pytania przekrojowe

1. Czy w czasie istniejącej epidemii firmy szkoleniowe mogą publikować szkolenia/kursy realizowane w sposób stacjonarny? Co w przypadku usług rozwojowych kończących się uzyskaniem kwalifikacji, np. kurs na prawo jazdy + egzamin?

W związku z czwartym etapem znoszenia ograniczeń związanych z COVID-19 możliwa staje się organizacja usług rozwojowych w formie stacjonarnej. Usługodawca, który decyduje się na realizację stacjonarnej usługi rozwojowej musi brać pod uwagę wszelkie aktualnie obowiązujące obostrzenia, które zostały wprowadzone w związku ze stanem epidemii, a także wynikające z tych obostrzeń potencjalne trudności dla uczestników usług. W przypadku realizacji usługi stacjonarnej, należy zapoznać się z treścią „Wytycznych dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2” wydanych przez Ministerstwo Rozwoju we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym https://www.gov.pl/web/rozwoj/spotkania-biznesowe-szkolenia-konferencje-i-kongresy. Na niniejsze Wytyczne składają się szczegółowy opis zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz pracowników obsługi/dostawców usługi w miejscu realizacji szkolenia (np. dostęp do środków dezynfekujących i ochronnych, zapewnienie zwiększonej odległości między uczestnikami szkolenia min. 2 metry, specjalnie oznakowane i przypisane do danego uczestnika miejsca/krzesła), a także procedury zapobiegawcze oraz procedury postępowania w przypadku podejrzenia u uczestnika szkolenia/ pracowników obsługi zakażenia koronawirusem. Należy jednoczenie podkreślić konieczność stosowania się do zapisów Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 29 maja br. (Dz.U. poz. 964). W przypadku publikacji usług rozwojowych kończących się uzyskaniem kwalifikacji, organizator szkolenia przed opublikowaniem usługi rozwojowej, powinien zweryfikować czy instytucja walidująca i/lub certyfikująca funkcjonuje w czasie epidemii oraz czy istnieje możliwość przystąpienia do egzaminu teoretycznego i praktycznego przez uczestników szkolenia.

2. Czy uczestnik może dokonać zapisu na usługę zdalną w terminie krótszym niż 4 dni przed rozpoczęciem usługi, np. na 2 dni przed jej rozpoczęciem?

Dopuszcza się możliwość zapisu na usługę z użyciem numeru ID wsparcia w terminie późniejszym niż 4 dni przed rozpoczęciem usługi. Zapis na usługę musi być poprzedzony uzyskaniem zgody od Operatora.

3. Czy cena usługi powinna ulec zmianie, jeżeli usługa rozwojowa jest prowadzona w sposób zdalny ?

Na cenę usługi składa się wiele czynników, które w momencie zmiany formy świadczenia usługi mogą spowodować spadek/wzrost poniesionych kosztów przez firmę szkoleniową, tym samym skutkować zmianą ceny. Zdalna realizacja usług rozwojowych nie wymaga ponoszenia kosztów w zakresie cateringu, wynajęcia sali, wydruku materiałów, pokrycia kosztów transportu, noclegu trenera/doradcy. Może zaś zawierać koszty, tj. zakup licencji oprogramowania, nośników danych, platformy do realizacji usług w formie zdalnej, sprzętu (np. mikrofon, kamera). Zgodnie pkt 3i wytycznych Usługodawca ma obowiązek, na żądanie uczestnika usługi lub Operatora, przekazać kalkulację kosztów usługi. Odmowa przekazania kalkulacji może skutkować uznaniem przez Operatora kosztów usługi za niekwalifikowalne.

4. W jakim formacie ma być zapisany plik wideo z nagrywania zajęć w formie zdalnej?

Nagranie powinno zostać zarejestrowane w formacie umożliwiającym jego odtworzenie, za pomocą ogólnie dostępnego, darmowego oprogramowania zgodnego ze standardem MPEG-4, przy wykorzystaniu takich formatów jak np. AVI, MP4, FLV mp4, które nie spowodują utrudnień w odtworzeniu pliku wideo.

5. Czy istnieją zalecenia, z jakich ogólnodostępnych komunikatorów mają korzystać firmy szkoleniowe?

PARP nie rekomenduje oraz nie dokonuje zawężenia w zakresie oprogramowania audiowizualnego, które może być wykorzystywane do przeprowadzania usług metodą zdalną. Firma szkoleniowa decyduje, z jakiej platformy będzie korzystać, aby szkolenia były jak najwyższej jakości, pozwalały na swobodny i efektywny kontakt uczestników z prowadzącym, na nagrania, monitoring oraz zachowanie danych.

6. Co w sytuacji, gdy pracownicy biorący udział w szkoleniu mają dostęp tylko do jednego komputera? Pracowników jest pięciu. Szkolenie będzie prowadzone za pośrednictwem komunikatora Skype.

Zgodnie z pkt. 3a Wytycznych, Usługodawca powinien zapewnić rozwiązania techniczne umożliwiające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program usługi. Warunki techniczne, m.in. czy przy realizacji usługi każdy uczestnik musi mieć dostęp do komputera oraz minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji muszą zostać obligatoryjnie określone w Karcie Usługi, w „Szczegółowych informacjach o usłudze”. Uczestnik zapisując się na usługę zdalną powinien zapewnić sobie i swoim pracownikom warunki techniczne wskazane w Karcie, które umożliwią udział w usłudze rozwojowej.

7. Jeżeli przekształceniu trwającej usługi ze stacjonarnej na zdalną ulega tylko część szkolenia, np. 25%, to taka usługa również musi być dostosowana wytycznych?

Każda usługa rozwojowa, która uległa przekształceniu z formy stacjonarnej na zdalną wymaga od firmy szkoleniowej dostosowania jej do wytycznych, bez względu na to, jaki % części usługi dotyczy zmiana. Ponadto, monitoring szkolenia może odbyć się w każdym momencie realizacji usługi, w związku z czym istotne jest określenie w szczegółowym harmonogramie, kiedy będą odbywały się zajęcia w formie zdalnej.

8. Czy firma szkoleniowa może dokonać zawieszenia usługi, która trwa i powinna zakończyć się, np. 1 czerwca? Czy istnieje możliwość odwieszenia usługi? Czy po zakończonej usłudze (w pierwszym terminie, bowiem „nowe terminy nie zostały wprowadzone”) wygeneruje się ankieta?

Usługę można zawiesić na każdym etapie realizacji. Odwieszenie usługi jest możliwe najpóźniej na 5 dni przed jej rozpoczęciem. Ankiety do usługi zawieszonej nie są generowane.

9. Teoria odbywa się w formie zdalnej, a zajęcia praktyczne w spotkaniach 1/1 na terenach wyznaczonych do wykonywania lotów dronem. Czy w polu „Lokalizacja” mam wpisać adres siedziby Usługodawcy, czy rzeczywiste miejsce realizacji zgodne z miejscem wykonywania lotów dronem?

W przypadku realizacji usługi zdalnej połączonej z częścią praktyczną, w polu „Lokalizacja”, należy wskazać adres realizacji usługi zgodnie z miejscem wykonywania lotów dronem.

10. Czy zgodnie z aktualizacją wytycznych dopuszczalna jest rejestracja/nagrywanie (np. poprzez zewnętrzną kamerę przemysłową) wyłącznie lektora/trenera prowadzącego kurs (bez dźwięku)? Czy nagranie powinno wskazywać na lektora, czy także na monitor, na którym pracuje lektor ?

Przedmiotowe wytyczne odnoszą się tylko do wizerunku lektora bez wskazania widoku komputera, na którym pracuje. Nagranie powinno zawierać treści audio z głosem lektora.

11. Czy podczas realizowanej usługi rozwojowej w formie zdalnej, istnieje obowiązek posiadania kamerki przez uczestnika szkolenia?

Firma szkoleniowa określa w Karcie Usługi, w „Szczegółowych informacjach o usłudze” warunki techniczne, jakie muszą zostać spełnione przez uczestnika, aby możliwe było przeprowadzenie usługi zdalnej oraz wskazuje elementy, jakie będą wykorzystywane w komunikacji, np. chat, wirtualna tablica, komunikacja głosowa między uczestnikami, wideokonferencja. Przykład: Jeśli realizowana jest usługa zdalna, poprzez połączenie wielostronne symetryczne „wszyscy się widzą i słyszą” lub połączenia lektorskiego „lektor widzi wszystkich, a pozostali widzą tylko lektora” i wskazano w Karcie Usługi obowiązek posiadania określonych urządzeń do zdalnej komunikacji, np. kamerki, wówczas uczestnik powinien zapewnić sprzęt do uczestnictwa w takiej usłudze. W przypadku braku ww. wymagań wskazanych w Karcie Usługi, uczestnik nie ma obowiązku posiadania urządzeń wykraczających poza wymagania z Karty.

12. Co w przypadku, gdy w czasie realizacji usług rozwojowych wprowadzono stan epidemii, a obowiązujące przepisy uniemożliwiają firmom szkoleniowym przeprowadzenia usług w formie zdalnej lub firma szkoleniowa/uczestnicy nie chcą realizacji usługi zdalnie, lecz stacjonarnie w późniejszym terminie.

Jeżeli Podmiot realizuje usługę w formie stacjonarnej i usługa została wstrzymana ze względu na trwającą pandemię, a Podmiot nie chce, bądź nie może przekształcić usługi ze stacjonarnej na zdalną, istnieje możliwość wydłużenia terminu trwania usługi. W tym celu, należy wprowadzić zmianę terminu zakończenia usługi.  W informacjach dodatkowych, należy zamieścić datę przeprowadzenia ostatnich zajęć oraz wskazać planowaną datę uruchomienia kolejnych zajęć. Wydłużenie terminu realizacji usługi jest możliwe wyłącznie za zgodą Operatora udzielającego wsparcia na usługę.

13. Czy jest konieczność wprowadzania zmian w Kartach Usług opublikowanych przed wprowadzeniem standardów świadczenia usług rozwojowych metodami zdalnego dostępu?

Zmiany są konieczne do wprowadzenia w przypadku usług, które nie mogą odbywać się stacjonarnie, a usługodawca planuje je zrealizować w formie zdalnej. W przypadku Kart Usług opublikowanych przed zmianą, jak również usług już realizowanych, należy zmienić Kartę Usługi zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi usługi zdalnej

14. Jak należy publikować nowe Karty Usług?

Karta usługi realizowanej w formie zdalnej musi być opublikowana zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi usługi zdalnej

15. Usługa rozpoczyna się za 3 dni. Nowe wytyczne zostały opublikowane 23.03.2020r., czy mam zmienić usługę stacjonarną na zdalną? Baza mi nie pozwala, mam opublikować nową usługę? Przecież zmieni się termin usługi i numer itp.

Jeżeli są osoby, które dokonały zapisu na usługę realizowaną stacjonarnie oraz podtrzymują chęć uczestnictwa w niej, nie ma obowiązku zmiany formy tej usługi.
Jeżeli wystąpiła konieczność zmiany usługi na zdalną należy dokonać zmian w Karcie Usługi zgodnie z Instrukcją wypełnienia Karty Usługi świadczonej zdalnie.
Jeżeli niezbędna jest zmiana w zakresie pól, których edycja nie jest już możliwa, należy założyć nową Kartę Usługi.

16. Czy wszystkie usługi muszę zmienić na zdalne? Czy to obowiązkowe?

Konieczność zmiany formy świadczenia usługi dotyczy wyłącznie tych szkoleń, które z uwagi na zaistniałą sytuację nie mogą odbywać się stacjonarnie.

17. Według nowych wytycznych maksymalna liczba uczestników usługi nie może przekraczać 15 osób. Czy można zwiększać liczebność grupy?

Limit 15 osób w grupie szkoleniowej nie dotyczy studiów podyplomowych (niezależnie od terminu ich rozpoczęcia) oraz innych usług, których realizacja rozpoczęła się przed dniem ogłoszenia wytycznych, a także tych usług, które jeszcze się nie rozpoczęły, ale do 23.03.2020 r. zostały już podpisane z Operatorami umowy na ich realizację w grupach liczących więcej niż 15 osób.

18. W jaki sposób będzie odbywał się monitoring usług doradczych prowadzonych zdalnie?

Rekomendujemy, aby w trakcie trwającej usługi doradczej osoba prowadząca monitoring zadzwoniła do doradcy w celu uzyskania możliwości dołączenia do usługi.

19. Czy na potrzeby monitoringu i kontroli wszystkie usługi muszą być nagrywane?

W przypadku zdalnych usług szkoleniowych (szkolenie, studia podyplomowe, egzamin, usługa o charakterze zawodowym), usługa musi być rejestrowana / nagrywana.
Udostępnienie nagrania do celów utrwalenia efektów uczenia się jest opcjonalne, tzn. uzależnione od zgody trenera. Natomiast samo nagrywanie usługi i udostępnianie nagrania do celów kontroli / audytu nie wymaga zgody trenera, tzn. jest obligatoryjne. Jeżeli trener nie wyrazi na to zgody, wówczas usługa nie może się odbyć.


20. Jeżeli usługi muszą być nagrywane, to komu będą udostępniane?

Nagrywanie usługi oraz udostępnianie nagrania będzie służyło tylko do celów kontroli / audytu i nigdzie nie będzie rozpowszechniane. Udostępnienie nagrania do celów utrwalenia efektów uczenia się jest opcjonalne, tzn. uzależnione od zgody trenera. Nie ma obowiązku rejestrowania/ nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego na nagraniu powinien być utrwalony trener.

21. Jak należy potwierdzić przeprowadzenie usługi doradczej?

Doradca przygotowuje i podpisuje wypełniony formularz wykonania usługi doradczej
i przesyła go mailem do uczestnika. Uczestnik nie musi go drukować i podpisywać – wystarczy, że mailowo prześle go do Operatora wraz oświadczeniem potwierdzającym wykonanie usługi, przedstawionej przez doradcę w formularzu. Jeżeli uczestnik doradztwa jest kierowany na nie przez swojego pracodawcę, wówczas pracodawca również powinien wyrazić mailowo akceptację.

22. W związku ze zmianą formy realizowanych usług, czy możemy wydłużyć termin realizacji usługi?

Wydłużenie terminu realizacji usługi jest możliwe wyłącznie za zgodą Operatora udzielającego wsparcia na usługę.

23. W ramach studiów podyplomowych wśród uczestników tylko jedna osoba posiada wsparcie z dofinansowaniem. Czy obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy usługi (i udokumentowania tego) rzeczywiście odnosi się do wszystkich uczestników, czy tylko uczestników posiadających wsparcie z EFS?

Obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy usługi odnosi się tylko do uczestników posiadających wsparcie z Europejskiego Funduszu Społecznego. Fakt uzyskania akceptacji winien być udokumentowany np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej.

Zgłoś błąd