Pomoc

Światowy dzień jakości a wyniki audytów funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych


Światowy Dzień Jakości obchodzony jest co roku, w drugi czwartek listopada. Został zainicjowany w 1989 r. przez 3 główne międzynarodowe organizacje do spraw jakości:

  • Amerykańskie Stowarzyszenie do spraw Jakości, założone w 1946 r.;
  • Europejską Organizację Jakości, założoną w 1956 r.;
  • Unię Japońskich Naukowców i Inżynierów.

Obchody święta mają za zadanie:

  • promowanie wiedzy na temat jakości na całym świecie i zachęcenie do "rozwoju i organizowania dobrobytu",
  • podkreślenie znaczenia jakości i jej nieustającej kontroli,
  • uczczenie osiągnięć w dziedzinie podnoszenia jakości,
  • podniesienie świadomości społeczeństw, jak podejście do jakości systemów i procesów produkcyjnych może mieć wpływ na życie człowieka.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, jako Administrator Bazy Usług Rozwojowej dąży do zagwarantowania jak najwyższej jakości usług rozwojowych oferowanych za pośrednictwem Bazy przez podmioty w niej zarejestrowane. Jednym z jej elementów jest ocena zgodności stanu faktycznego z wpisem do Bazy oraz sprawdzenie warunków określonych treścią rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe (Dz.U. z 2017, poz. 1678).

Szczegółowy cel i zakres audytów funkcjonowania podmiotów w BUR został wskazany w  komunikacie zamieszczonym w serwisie informacyjnym Bazy Usług Rozwojowych w dniu 20 kwietnia 2017 r. (Audyty funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych) oraz w dniu 28 sierpnia 2017 r. (Zmiana podstawy prawnej przeprowadzania audytów funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych). Nawiązując do powyższego pragniemy zaprezentować wyniki przeprowadzonych działań audytowych. Audyty funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych były realizowane w okresie od dnia 16 sierpnia 2017 r. do dnia 3 października 2017 r. przez dwóch niezależnych wykonawców wybranych w trybie postępowania zgodnego z Ustawą „Prawo zamówień publicznych”:

  • Grupę Gumułka – Euroedukacja Sp. z o.o. (dalej „GGE”);
  • Centrum Rozwoju Administracji Sp. z o.o. (dalej „CRA”).

Łącznie w ww. okresie przeprowadzono 195 audytów, w tym 102 audyty wraz z wizytacją usługi rozwojowej publikowanej w BUR.Zgodność z zasadami funkcjonowania podmiotów w BUR potwierdzono w przypadku około 61% audytowanych podmiotów.Niezgodności nieistotne stwierdzono w przypadku około 38% audytowanych podmiotów, a tylko w ramach jednego audytu wskazano niegodności istotne.

Szczegółowe wyniki przedstawiają się następująco:


Kategorię 1 otrzymało 119 podmiotów
- w wyniku audytu potwierdzono zgodność poprzez spełnienie kryteriów wpisu do Bazy potwierdzających działanie zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu BUR.

Kategorię 2 otrzymało 75 podmiotów - w wyniku audytu wykryto nieistotne niezgodności (przynajmniej jedną), które nie wpływają na spełnienie kryteriów wpisu do Bazy potwierdzających działanie zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu BUR, ale jednocześnie powinny zostać usunięte.

Kategorię 3 otrzymał 1 podmiot - w wyniku audytu wykryto istotne niezgodności (przynajmniej jedną), które wpływają na negatywną ocenę spełnienia kryteriów wpisu do Bazy potwierdzających działanie zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu BUR.

W przypadku 175 audytów wykazano także przynajmniej jeden potencjał do doskonalenia, czyli działanie, którego uwzględnienie może przyczynić się do lepszego funkcjonowania podmiotu.

Najwięcej niezgodności sklasyfikowanych jako nieistotne (Kategoria 2), ale wymagających podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych (około 75% stwierdzonych niezgodności) stwierdzono w zakresie kryterium VI. REALIZACJA USŁUG ROZWOJOWYCH / STANDARDÓW ŚWIADCZENIA USŁUG ROZWOJOWYCH - głównie w zakresie wymagań związanych z:

  • przetwarzaniem danych osobowych (w zakresie zgód na przetwarzanie danych osobowych, obowiązku informacyjnego, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, zgłaszania do GIODO),
  • niezamieszczaniem na dokumencie księgowym dot. realizowanej, dofinansowanej usługi rozwojowej wszystkich wymaganych rozporządzeniem BUR elementów,
  • niezamieszczaniem na zaświadczeniach dot. udziału w dofinansowanej usłudze rozwojowej wszystkich wymaganych rozporządzeniem BUR elementów,
  • błędnym wypełnianiem Kart Usług (niezgodnie z instrukcją, brak wskazywania harmonogramu, trenerów, efektów uczenia się).

W tym samym kryterium, w przypadku 1 audytu wykazano także niezgodności sklasyfikowane jako istotne (Kategoria 3):

  • naruszenie zasad poufności w zakresie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych, w tym brak spełniania wymagań związanych z przetwarzaniem danych osobowych (brak Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, brak zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych, brak wydawania upoważnień dla osób przetwarzających dane osobowe i brak ewidencji wydanych upoważnień).

W kryterium VI wykazano również najwięcej potencjałów do doskonalenia związanych ze świadczeniem usług rozwojowych (około 78% wszystkich wykazanych potencjałów do doskonalenia) – głównie w zakresie:

  • informowania uczestników i trenerów o możliwości przeprowadzenia wizytacji lub monitoringu wybranie usługi rozwojowej,
  • opracowania wzoru zaświadczenia dot. ukończenia udziału w dofinansowanej usłudze rozwojowej zawierającego wszystkie wymagane rozporządzeniem BUR elementy,
  • opracowania wzoru dokumentu księgowego dot. realizacji dofinansowanej usługi rozwojowej zawierającego wszystkie wymagane rozporządzeniem BUR elementy,
  • uzupełniania Kart Usług zgodnie z instrukcją (zał. 2 do regulaminu BUR),
  • uzupełnienia, skorygowania dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych (Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, zgody na przetwarzanie danych osobowych, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych).

Znaczną liczbę niezgodności nieistotnych stwierdzono również w zakresie kryterium V. SYSTEM ZAPEWNIANIA JAKOŚCI / ZAPEWNIENIE NALEŻYTEJ JAKOŚCI ŚWIADCZONYCH USŁUG ROZWOJOWYCH (około 9% stwierdzonych niezgodności) - głównie brak posiadania procedury reklamacji lub procedury kontroli i ewaluacji lub procedury nadzoru nad udokumentowanymi informacjami lub procedury nadzoru nad usługą niezgodną lub procedury działań korygujących oraz IV. ZASADY ETYKI ZAWODOWEJ (około 8% stwierdzonych niezgodności) - głównie w zakresie zapewnienia poufności informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług rozwojowych, zdarzył się przypadek nierównego traktowania uczestników usług rozwojowych.

W tych też kryteriach wskazano znaczną liczbę potencjałów do doskonalenia: V. SYSTEM ZAPEWNIANIA JAKOŚCI / ZAPEWNIENIE NALEŻYTEJ JAKOŚCI ŚWIADCZONYCH USŁUG ROZWOJOWYCH (około 12% wszystkich wskazanych potencjałów do doskonalenia) – głównie w zakresie opracowania procedury nadzoru nad udokumentowanymi informacjami, nadzoru nad usługą rozwojową niezgodną z wymaganiami określonymi dla danej usługi, działań korygujących, informowania o możliwości wniesienia reklamacji oraz IV. ZASADY ETYKI ZAWODOWEJ (około 7% wszystkich wskazanych potencjałów do doskonalenia) – głównie w zakresie wprowadzenia zapisów o zachowaniu poufności informacji uzyskanych w wyniku realizacji usług rozwojowych.

Przedstawiając powyższe wyniki pragniemy zwrócić uwagę na obszary, które statystycznie najczęściej wymagają podjęcia działań doskonalących.

W celu ciągłego podnoszenia jakości świadczonych usług rozwojowych w BUR zachęcamy do przeprowadzenia samooceny, która odnosi się do kryteriów wymaganych rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1678) – arkusz samooceny został opublikowany w komunikacie z dnia 8 września 2017 r. (Audyt funkcjonowania podmiotu w Bazie Usług Rozwojowych - aktualny arkusz samooceny).

Wszelkie pytania i wątpliwości odnośnie audytu funkcjonowania podmiotów w BUR mogą Państwo kierować na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Zgłoś błąd