Pomoc

Audyty funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych


Uprzejmie przypominamy, że Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jako Administrator Bazy, w trosce o jakość świadczonych usług rozwojowych publikowanych na portalu https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl, dokonuje weryfikacji prawdziwości informacji zawartych w kartach podmiotu oraz spełniania określonych wymagań przez podmioty zarejestrowane w Bazie (audyt funkcjonowania podmiotu w Bazie). Procesem audytu objęte mogą zostać podmioty, które uzyskały wpis do Bazy z możliwością świadczenia usług podlegających dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Po przeprowadzeniu pierwszych pilotażowych audytów, obecnie przechodzimy do działania na większą skalę – angażując do tego procesu niezależnych wykonawców działających na nasze zlecenie. Począwszy od miesiąca maja 2017 r., audyty funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych będą prowadzone także przez niezależne instytucje działające na zlecenie PARP:

  1. Grupa Gumułka – Euroedukacja Sp. z o.o. Matejki Jana 4, 40-077 Katowice;
  2. Centrum Rozwoju Administracji Sp. z o.o. Królowej Korony Polskiej 3/2, 70-485 Szczecin.

 Podstawa prawna prowadzenia audytów:

 

Poufność informacji:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości weryfikuje i nadzoruje spełnianie wymogów bezstronności i niezależności Wykonawców / audytorów w stosunku do podmiotów poddanych audytowi oraz zobowiązuje ich do zachowania w poufności wszelkich danych i informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności audytowych w tych podmiotach.

 

Treść oświadczenia o bezstronności dla Wykonawcy
Treść oświadczenia o bezstronności dla audytorów

 

Cel i założenia organizacyjne dot. prowadzonych audytów:

Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z wpisem do Bazy oraz sprawdzenie wymagań jakościowych i innych określonych treścią rozporządzenia KSU oraz Regulaminem Bazy na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączonych w Bazie w wersji elektronicznej), dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych, oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usług rozwojowych (w przypadku wizytacji usługi rozwojowej), wywiadów z pracownikami podmiotu oraz osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych. Działania audytowe prowadzone będą w siedzibie podmiotu i będą trwały 2 dni (każdy dzień 8 godzin). W ramach audytu może zostać przeprowadzona również wizytacja usługi rozwojowej w miejscy realizacji usługi (czas trwania wizytacji około 120 min.). O planowanym audycie podmiot zostanie poinformowany mailowo w terminie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed audytem.

 

Zakres prowadzonych audytów w podmiocie świadczącym usługi rozwojowe:

  • posiadanie potencjału technicznego,
  • posiadanie potencjału ekonomicznego,
  • posiadanie potencjału kadrowego,
  • przestrzegania zasad etyki zawodowej,
  • posiadania systemu zapewnienia jakości usług,
  • realizacja usług zgodnie ze standardem świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu KSU.

Szczegóły w odniesieniu do ww. kryteriów patrz: Zasady funkcjonowania podmiotów w Bazie Usług Rozwojowych (link do zał. 4 do regulaminu)

Przygotowanie do audytu:

Podczas audytu wymagane będzie wykazanie prawdziwości oświadczeń złożonych przez podmiot wraz z wnioskiem o wpis do Bazy oraz posiadanie wdrożonego systemu zarządzania jakością wraz z potwierdzeniem świadczenia usług rozwojowych zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu KSU. W tym celu podmiot powinien dokonać przeglądu dotychczasowego systemu zapewnienia jakości usług w swojej organizacji oraz upewnić się, że potrafi przedstawić audytorom dowody na jego funkcjonowanie zgodnie z określonymi kryteriami. W trakcie audytu wymagane będzie:

  • zapewnienie obecności pracowników, którzy będą mogli udzielać informacji na temat procesów realizowanych w podmiocie;
  • zapewnienie możliwości przeprowadzenia oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usługi rozwojowej;
  • umożliwienie przeprowadzenia wywiadów / rozmów zarówno z pracownikami pomiotu, jak i z osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych;
  • przygotowanie i okazanie oryginałów dokumentów potwierdzających brak zaległości z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zaświadczenia wydane przez odpowiedni ZUS/US nie starsze niż na trzy miesiące przed dniem złożenia wniosku o wpis do bazy/wpisu aktualizacyjnego, pierwszego dnia audytu);
  • okazanie ważnego certyfikatu lub dokumentu poświadczającego udzielenie akredytacji potwierdzającego spełnienie wymogów jakościowych ustanowionych na potrzeby rejestracji w Bazie Usług Rozwojowych (jeśli dotyczy) lub uprawnienia wynikające z przepisów prawa, o których mowa w §7 ust 6 pkt 1-7 rozporządzenia KSU (jeśli dotyczy);
  • okazanie innych dokumentów na potwierdzenie spełnienia wymagań wynikających z rozporządzenia KSU – katalog przykładowo wybranych dokumentów znajduje się poniżej i nie jest to katalog zamknięty, gdyż każdorazowo przedstawiane dowody powinny być zgodne ze specyfiką funkcjonowania danej organizacji.
Przykładowo: dokumenty rejestrowe, strategie i kodeksy postępowania, obowiązujące procedury, regulaminy, sposób prowadzenia nadzoru i kontroli procesów w organizacji, dodatkowe uprawnienia do prowadzenia działalności bądź świadczenia usług rozwojowych (np. wynikające z przepisów prawa, podstawy programowe, standardy kształcenia), regulacje dotyczące bezpieczeństwa przechowywania i przetwarzania danych osobowych oraz poufności informacji, w tym danych przetwarzanych w systemach informatycznych (np. polityki bezpieczeństwa, instrukcje zarządzania systemem informatycznym), dokumentacja potwierdzająca sposób postępowania z reklamacjami klientów, działaniami korygującymi, ewaluacją usług oraz oceną efektów uczenia się, dokumentacja kadrowa (w szczególności w odniesieniu do kadry dydaktycznej świadczącej usługi), dokumentacja księgowa związana z realizacją usług i posiadanym potencjałem technicznym (faktury, rachunki, noty księgowe, ewidencje, umowy z dostawcami mediów), dokumentacja związana z prowadzeniem usług rozwojowych, w tym ewidencja zrealizowanych usług rozwojowych, dokumentacja z rekrutacji na usługi, zgłoszenia / umowy szkoleniowe, analizy potrzeb, programy i plany szkoleń, materiały metodyczno- dydaktyczne, wzory wydawanych certyfikatów itp.

 

W celu przygotowania się do audytu funkcjonowania podmiotu w Bazie rekomendujemy przeprowadzenie samooceny zgodnie z podanym w arkuszu zakresem audytu.

Zakres audytu (arkusz samooceny)
Przebieg procesu

 

Zgłoś błąd